Bilanzbuchhaltung: Definition, Aufgaben & Beispiele

Grundsätzlich gilt es in der Buchhaltung, die geschäftlichen Vorgänge innerhalb einer bestimmten Wirtschaftsperiode festzuhalten und sinnvoll zu ordnen. Doch in den letzten Jahrzehnten sind die Aufgaben der Buchführung und auch die einzelnen Geschäftsvorfälle komplexer geworden. Längst geht es nicht mehr nur um die Verbuchung. Das Rechnungswesen liefert die Grundlagen für wichtige Managemententscheidungen. Gefördert wurde diese Entwicklung auch durch die Digitalisierung – sie ermöglicht eine umfassende Datenerfassung, deren Aufbereitung und Analyse die Steuerung eines Unternehmens erleichtert. Daher fand auch im Bereich des Rechnungswesens eine Spezialisierung statt. Die Bilanzbuchhaltung nimmt eine zentrale Position ein und beschäftigt sich vorwiegend mit dem Jahresabschluss der Unternehmung.

Die Definition der Bilanzbuchhaltung

Die Bilanzbuchhaltung ist ein Teil des Rechnungswesens und speziell der Buchführung. Sie ist verantwortlich für die Aufstellung der jährlichen Bilanz sowie die Erstellung des Jahresabschlusses. Dafür führt sie die Ergebnisse der anderen Buchhaltungsbereiche zusammen. Ergebnis ihrer Arbeit sind die Einschätzung über den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sowie realistische Aussagen über dessen Zukunftschancen. Abgrenzen musst du die Bilanzbuchhaltung von der

• Kreditorenbuchhaltung, die sich um die Eingangsrechnungen der Kreditoren (Lieferanten, Dienstleister…) kümmert
• Debitorenbuchhaltung, die die Rechnungen an die Kunden (Debitoren) fakturiert und verbucht
• Finanzbuchhaltung, die die Geld- und Leistungsströme des Unternehmens überwacht und somit die Sachkonten Bank, Kasse, Kapital und Vermögen im Blick hat
• Anlagenbuchhaltung, die die Wirtschaftsgüter des Sachanlagevermögens verwaltet.

Kleine und mittlere Betriebe fassen alle oder einige Bereiche der Buchhaltung dabei in einer Abteilung zusammen. Wenn sie einen hochqualifizierten Bilanzbuchhalter nicht beschäftigen möchten oder können, übernimmt der beauftragte Steuerberater die Bilanzbuchhaltung und erstellt den Jahresabschluss. Große Unternehmen jedoch mit einer Vielzahl von Geschäftsvorfällen, die bewertet und verbucht werden müssen, trennen die Buchhaltungen organisatorisch und personell. Dann gibt es auch einen verantwortlichen Bilanzbuchhalter oder gar eine eigene Abteilung für diesen Bereich. Der Vorteil: die Geschäftsleitung hat unabhängig von Dritten jederzeit Zugriff auf die aufbereiteten Daten der Buchhaltung und kann alle Abläufe nach eigenen Bedürfnissen gestalten.

Die Aufgaben der Bilanzbuchhaltung

Eine Buchhaltung muss drei grundlegende Funktionen erfüllen:

• Sie berechnet den Erfolg des Unternehmens, die Liquidität und Rentabilität im Interesse ihrer Eigentümer und liefert Zahlen für kurz-, mittel- und langfristige Managemententscheidungen.
• Sie legt durch die Erstellung der Jahresabschlüsse Rechenschaft über die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens ab, die Informationen werden Eigentümern und auch Investoren bereitgestellt.
• Außerdem ermittelt sie die Ergebnisse der Wirtschaftsperiode als Grundlage für die Besteuerung.

Die Aufgaben der Bilanzbuchhaltung orientieren sich an diesen Hauptfunktionen und ordnen sich hier ein:

Aufstellung des Jahresabschlusses der Wirtschaftsperiode

Dazu zählt die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Betrachtet wird dabei immer die abgelaufene Periode, zumeist ist das ein Kalenderjahr. Nur in der Land- und Forstwirtschaft gibt es abweichende Regelungen. Im jährlichen Abschluss müssen auch der Lagebericht, die Kapitalflussrechnung, der Anhang und weitere Bestandteile enthalten sein – das ist anhängig von der Größe und den Umsatzzahlen der Unternehmung. Gesetzliche Grundlage für die Bilanzierung deutscher Unternehmen ist das Handelsgesetzbuch (HGB). Kapitalmarktorientierte Unternehmen müssen jedoch auch nach IFRS bilanzieren. Diese „International Financial Reporting Standards“ gewährleisten die Vergleichbarkeit internationaler Abschlüsse.

Jedes bilanzierungspflichtige Unternehmen in Deutschland muss seinen Jahresabschluss veröffentlichen. Seine Daten muss es an den Bundesanzeiger melden, der vom Bundesministerium für Justiz und für Verbraucherschutz herausgegeben wird. Hier können Kreditinstitute und private Investoren, aber auch Lieferanten und Dienstleister bei berechtigtem Interesse Einsicht in die Bilanzen verlangen. So beurteilen sie Kreditfähigkeit, Wirtschaftskraft und Liquidität.

Ermittlung von wirtschaftlichen Kennzahlen auf Grundlage der GuV und Bilanz

Für Geschäftsleitung und Eigentümer haben Informationen zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens eine große Bedeutung, denn sie sind die Grundlage für die strategische Ausrichtung des Betriebes, für langfristige Planungen und unternehmerische Entscheidungen. Auf Grundlage der Daten aus dem Jahresabschluss wird daher eine ausführliche Bilanzanalyse durchgeführt. Sie ermöglicht einen Periodenvergleich und macht somit die wirtschaftliche Entwicklung sichtbar. Außerdem können die eigenen Unternehmensdaten mit den Richtwerten der Branche oder auch mit denen der Konkurrenten verglichen werden.

Einige Beispiele für die Kennzahlen der Bilanzbuchhaltung:

• Eigenkapitalquote (Verhältnis zwischen Eigen- und Gesamtkapital)
• Eigenkapitalrentabilität (Verhältnis zwischen Gewinn und Eigenkapital)
• Liquidität 1., 2. und 3. Grades
• Cash-Flow-Berechnungen

Heute ist es ein Wettbewerbsvorteil, jederzeit auch die Kennzahlen genau zu kennen, die eigentlich erst in einer ausführlichen Bilanzanalyse am Jahresende sichtbar werden. Daher reicht es inzwischen nicht mehr aus, nur am Jahresende alle Informationen zu den Bilanzpositionen zusammenzuführen. Moderne Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme erlauben es, Quartals- oder sogar Monatsabschlüsse aufzustellen. Die Manager können dann wirtschaftliche Trends frühzeitig erkennen und bei Fehlentwicklungen zeitnah geeignete Maßnahmen ergreifen. In enger Zusammenarbeit mit dem Controlling werden dafür ganz bestimmte Kennzahlen definiert, die regelmäßig ermittelt werden. Vielleicht hast du schon einmal die Abkürzung KPI gehört. Diese „Key Performance Indicators“ meinen auch solche Kennzahlen. Die Bilanzbuchhalter sind dann dafür verantwortlich, diese Informationen der einzelnen Buchhaltungen unterjährig zusammenzuführen und diese Zahlen im Rahmen eines Reportings zu übermitteln.

Ermittlung der Steuerlast des Unternehmens

Unternehmen müssen in Deutschland verschiedene Steuern abführen. Aus dem laufenden Leistungsprozess kennst du die Umsatzsteuer und die Zahllast daraus, die zu melden und abzuführen ist. Die Art der Ertragssteuern dagegen richtet sich nach der Rechtsform des Betriebes. Einzelunternehmer und Beteiligte an Personengesellschaften müssen Einkommensteuer, alle Kapitalgesellschaften und andere Organisationen Körperschaftsteuer zahlen. Außerdem besteht für alle eine Gewerbesteuerpflicht. Grundlage für die Berechnung dieser Steuern ist immer der Gewinn des Unternehmens.

Der Erfolg der Firma wird in der Gewinn- und Verlustrechnung am Jahresende berechnet. Die Bilanzbuchhaltung arbeitet an der Berechnung der Ergebnisse mit, indem sie Abschreibungen und Sonderabschreibungen vornimmt, fertige und unfertige Erzeugnisse bewertet sowie Forderungen und Verbindlichkeiten wertberichtigt. Je nach Ablauforganisation erstellt sie die Steuererklärungen für das Unternehmen selbst oder sie übergibt ihre Unterlagen an den Steuerberater. Heute geschieht beides nur noch in elektronischer Form.

Beispiele für die Arbeiten in der Bilanzbuchhaltung

Bilanzbuchhalter führen die Ergebnisse der anderen Teilbereiche der Buchhaltung zusammen. Dafür einige Beispiele:

Wichtig in der Bilanzbuchhaltung ist außerdem die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen des Unternehmens. Die Bilanzbuchhalter

• entwickeln zusammen mit dem Controlling ein individuelles Kennzahlensystem für das Unternehmen, das die Zahlen regelmäßig errechnet und kümmern sich dann um die Umsetzung
• erstellen die Grundlagen für die Steuererklärungen des Unternehmens und sind erster Ansprechpartner für externe Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• übernehmen die Abstimmung konzerninterner Konten zwischen Mutter- und Tochterunternehmen bzw. weiterer beteiligter Unternehmen
• arbeiten an der Anpassung und Weiterentwicklung der Buchhaltungs- und Bankingsoftware bzw. des ERP-Systems des Unternehmens mit
• sind für die Erarbeitung einheitlicher Buchungsrichtlinien innerhalb der Unternehmung verantwortlich und setzen diese durch
• organisieren interne Schulungen innerhalb des Rechnungswesens bei rechtlichen und steuerlichen Neuerungen
• unterstützen die Geschäftsführung und andere Abteilungen bei der Erarbeitung unternehmensgültiger Anweisungen und Richtlinie unter arbeits- und lohnsteuerrechtlichen Aspekten (Vergütungssystem, Reisekostenrichtlinie, Urlaubsregelungen).

Voraussetzungen für die Arbeit als Bilanzbuchhalter

Bilanzbuchhaltung ist etwas für Spezialisten – die Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter gilt als eine der anspruchvollsten Fortbildungen im Rechnungswesen. Sie ist nur mit mehrjähriger Berufserfahrung möglich. Wenn du die Prüfung der IHK erfolgreich absolvierst, darfst du die Bezeichnung „Geprüfter Bilanzbuchhalter (IHK)“ führen. In der wirtschaftlichen Praxis sind Bilanzbuchhalter anerkannte Spezialisten mit entsprechenden Verdienst- und Aufstiegschancen. Sie arbeiten meist direkt mit der Geschäftsleitung zusammen und übernehmen Personalverantwortung. Neben einer hohen Affinität für Zahlen und einem gründlichen und selbständigen Arbeitsstil brauchst du als Bilanzbuchhalter

• ausgezeichnete Kenntnisse im Steuerrecht (Einkommen- und Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Lohnsteuer)
• hervorragende anwendungsbereite Bilanzierungskenntnisse nach Handelsrecht (HGB) und IFRS
• umfangreiches Verständnis für Arbeits- und Gesellschaftsrecht
• Bereitschaft zur ständigen Weiterbildung
• anwendungsbereite Kenntnisse im IT-Bereich, vor allem bei der Nutzung von branchentypischer Software
• Durchsetzungskraft und gleichzeitig Teamfähigkeit für die Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, dem Controlling und den anderen Buchhaltungen.