Kreditorenbuchhaltung: Definition, Aufgaben & Beispiele

Vielfältige Lieferantenbeziehungen, ein breites Produktsortiment und die damit verbundene große Anzahl an Geschäftsvorfällen, die in der Buchhaltung erfasst und verarbeitet werden müssen, erfordern besondere Strukturen im Rechnungswesen. Daher gibt es vor allem in großen Unternehmen aus den Bereichen Handel und Industrie eine separate Abteilung für die Kreditorenbuchhaltung. Hier übernehmen spezialisierte Mitarbeiter alle Aufgaben, die einen reibungslosen Ablauf der Geschäfte mit Lieferanten und Partnern gewährleisten.

Kreditorenbuchhaltung – die Definition

Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der sich speziell um die Buchführung der Kreditoren kümmert. Dabei geht es sowohl um den Rechnungseingang als auch um die Veranlassung der Zahlungen. Als Kreditorenbuchhalter arbeitest du eng mit der Hauptbuchhaltung und auch mit der Einkaufsabteilung zusammen.

Was ist ein Kreditor?

Seinen Ursprung hat der Begriff „Kreditor“ im Lateinischen, das Wort „credere“ bedeutet so viel wie „anvertrauen“ oder „glauben“. Im Geschäftsleben erbringt der Kreditor Leistungen für ein Unternehmen und kann darauf vertrauen, dass er für diese auch seinen vereinbarten Lohn erhält. Jeder externe Lieferant also, der deinem Unternehmen Waren auf Ziel liefert und berechnet sowie auch jeder Dienstleister, der dir seine Rechnung für die erbrachte Arbeit sendet, ist ein Kreditor. Dein Unternehmen hat dann Verbindlichkeiten bei ihnen. Im Bankwesen findest du auch oft die Bezeichnung „Gläubiger“ für die Lieferanten. Ein Geschäftspartner, den du sofort bar bezahlst, zählt nicht zu den Kreditoren.

Die Organisation in der Kreditorenbuchführung

Jeder Kreditor, mit dem ein Unternehmen häufig zusammenarbeitet, erhält in der Buchhaltung ein eigenes Kreditorenkonto mit dazugehörender Nummer. In den heute genutzten speziellen Computerprogrammen der Buchführung enthält solch ein Konto auch alle Stammdaten, die für die Bearbeitung der einzelnen Sachverhalte wichtig sind. Auf dem Kreditorenkonto verbuchst du dann alle Geschäftsvorfälle, die mit dem Kreditor zusammenhängen.

Beispiel aus einer Kreditorenbuchhaltung:

Kreditor: Vodafone GmbH, Deutschland
Kreditoren-Nummer: 73526

T-Konto:
73526 Vodafone GmbH
S | H
Eingangsrechnung Telefon 78,00 € | Zahlungsausgang Bank 78,00 €
Saldo 0 €

Die Abrechnung der einzelnen Kreditoren im Jahresabschluss erfolgt über das Konto Verbindlichkeiten – die Gesamtheit aller aufgeführten Salden ergibt die Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen. Hier findest du ein Beispiel:

Am Bilanzstichtag 31. Dezember beträgt der Saldo auf dem Konto der Vodafone GmbH 1.190 € auf der Habenseite. Im Rahmen des Jahresabschlusses buchst du in der Schlussbilanz:

Vodafone GmbH 1.190,00 €
an
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 €.

Der gebuchte Betrag enthält auch die Umsatzsteuer, denn auch diese schuldest du deinem Lieferanten. Mit Beginn des neuen Jahres erscheint in der Eröffnungsbilanz dann wieder:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 €
an
Vodafone GmbH 1.190,00 €.

Erstellte Gutschriften oder auch eine Überzahlung von Verbindlichkeiten führen in der Kreditorenbuchhaltung zu Salden auf der Soll-Seite des Lieferantenkontos. Der Buchhalter nennt diese dann debitorische Kreditoren. Im Jahresabschluss werden solche Beträge nicht als negative Verbindlichkeiten, sondern als Forderungen verbucht.

Die Bedeutung der spezialisierten Buchhaltung in modernen Unternehmen

Die Vorgänge im Rechnungswesen wirtschaftsstarker Unternehmen sind durch internationale Geschäftsbeziehungen, durch eine Vielzahl an einzuhaltenden gesetzlichen Vorgaben und die hohen Anforderungen an Transparenz und Effizienz sehr komplex. Die Digitalisierung der Verwaltung brachte außerdem spezielle Software wie die ERP-Systeme, die auf der einen Seite alle Prozesse beschleunigen, auf der anderen Seite aber auch umfangreiche Kenntnisse erfordern. Daher lohnt es sich, geschulte Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung zu beschäftigen. Ihre Arbeit gewährleistet einen schnellen Durchfluss der Eingangsrechnungen von der Erfassung bis hin zur Zahlung. Mit einem aktiven Management der eigenen Verbindlichkeiten lässt sich deine Liquidität und alle damit verbundenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen positiv beeinflussen. Wie du mit deinen Kreditoren umgehst – wie du also Reklamationen handelst, wie pünktlich du Rechnungen bezahlst oder ob du erst auf die dritte Mahnung reagierst – all das wirkt sich außerdem auf dein Image in der Branche aus.

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Zwei wichtige Hauptaufgaben des Teilbereichs Kreditorenbuchhaltung innerhalb des Rechnungswesens sind zu nennen:

• das korrekte Verbuchen der Eingangsrechnungen
• das Zahlungsmanagement der Kreditoren.

Doch im Detail verbergen sich viele kleinere Aufgaben:

• Erfassen und Pflegen der Kreditorenstammdaten
  Neben allgemeinen Angaben wie der genauen Unternehmensbezeichnung des Kreditors und seiner Anschrift müssen steuerliche Angaben wie die Umsatzsteuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfasst werden. Auch die Bankverbindung wird gespeichert. Wichtig sind außerdem die vereinbarten Zahlungsbedingungen (Zahlung mit Ziel, möglicher Skontoabzug in Prozent und nach welcher Zeit). Hier arbeitet die Kreditorenbuchhaltung eng mit der Abteilung Einkauf zusammen. Kreditorenbuchhalter pflegen auch alle Änderungen der Stammdaten ein, die ihnen angezeigt werden.
• Prüfen der Eingangsrechnungen
  Die Erfassung der Eingangsrechnungen gehört zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung. Dabei erfolgt die Prüfung der Angaben – zum einen auf die formale Richtigkeit gemäß den steuerlichen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und zum anderen auch auf die inhaltliche Korrektheit. Hierzu wird der Beleg oft mittels digitalem Workflow an den Besteller innerhalb des Unternehmens (meist der Einkaufsabteilung) weitergeleitet. Gibt dieser die Rechnung frei, so kann sie in die Buchhaltung übernommen und weiter verarbeitet werden.
• Klären von unrichtigen Belegen
  In vielen Unternehmen bemühen sich die Kreditorenbuchhalter um Rechnungskorrekturen bei unrichtigen oder fehlenden Angaben. Sie weisen auch Belege zurück, wenn die genannten Stückzahlen oder die angezogenen Preise nicht stimmen. In enger Abstimmung mit dem Bestellwesen bearbeiten sie Reklamationen, verfolgen Stornorechnungen bzw. Gutschriften.
• Verbuchen der Belege
  Alle Geschäftsvorfälle mit Beteiligung eines Kreditors werden in der Kreditorenbuchhaltung verbucht. Das betrifft nicht nur die Eingangsrechnungen, sondern auch Gutschriften und Stornobelege sowie Zahlungen, Skontobuchungen oder Rückzahlungen. Kreditorenbuchhalter sind für die richtige Erfassung der Geschäftsvorfälle auf den Sachkonten sowie auf den richtigen Kostenstellen verantwortlich. So legen sie die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens sowie für viele Auswertungen des Controllings unter ausgewählten Gesichtspunkten.
• Veranlassen der Zahlung
  Kreditorenbuchhalter kümmern sich um den pünktlichen Ausgleich der eingegangen Rechnungen. Dazu haben sie die Fälligkeiten, aber auch die Skontotermine im Blick. Sie übernehmen die Überweisung der fälligen Beträge. Heute erfolgt das zumeist mit Hilfe moderner Onlinebanking-Software. In großen Unternehmen dagegen bleibt die Ausführung der Zahlungen der Hauptbuchhaltung vorbehalten. Kreditorenbuchhalter erstellen dann Listen mit Zahlungsvorschlägen, die an bestimmten Tagen ausgeführt werden müssen. Ziel ist hier die optimale Ausnutzung der Zahlungsziele unter Berücksichtigung der laufenden Liquiditätsplanung im Betrieb.
• Prüfen eingehender Mahnungen
  Zahlungserinnerungen und Mahnungen basieren nicht immer nur auf einer nicht fristgerechten Zahlung. Oft sind es Reklamationen oder anderen Unstimmigkeiten, die vor dem Rechnungsausgleich bearbeitet bzw. geklärt werden müssen. Als Kreditorenbuchhalter prüfst du deshalb jede eingehende Mahnung.
• Pflege der des Kreditorenkontos und Erstellen von OPOS-Listen
  Das Kreditorenkonto verzeichnet alle Geschäftsvorfälle – in der Buchhaltung werden die Beträge der Zahlungsausgänge gegen die der Eingangsrechnungen verbucht (Buchhalter nennen das „Ausziffern“). Kleine Differenzen, die durchaus vorkommen können, werden dann ausgebucht. Ziel ist es, ständig einen Überblick über die laufenden Verbindlichkeiten – also die Offenen Posten, zu behalten. Diese Offenen-Posten- (OPOS-) Listen spielen nicht nur im Jahresabschluss eine Rolle. Sie sind auch wichtiger Bestandteil des regelmäßigen Reportings der Buchhaltung an die Geschäftsleitung. Kreditorenbuchhalter sind bei der Vorbereitung der Jahresbilanz dafür verantwortlich, die Kreditorenkonten abzustimmen. Dazu versenden sie Saldenabstimmungen an die wichtigsten Kreditoren mit der Bitte, den Saldo zu bestätigen. Im Jahresabschluss werden außerdem die Verbindlichkeiten gekennzeichnet, die seit längerem offen sind und der Grund dafür wird angegeben.
• Archivierung
  Ob klassische Archivierung von Papierbelegen oder digitale Aufbewahrung der Buchungen – der Kreditorenbuchhalter ist dafür verantwortlich, die Vollständigkeit der Dokumente zu gewährleisten. Dabei arbeitet er eng mit den Verantwortlichen im Unternehmen zusammen.
• Berichtswesen
  Innerhalb des unternehmensinternen Reportings liefert die Kreditorenbuchhaltung die erforderlichen Auswertungen. Hier ist zuerst die OPOS-Liste zu nennen, die monatlich oder quartalsmäßig, spätestens jedoch zum Jahresende zu erstellen ist.

Das beeinflusst die Kreditorenbuchhaltung

Die spezialisierte Buchhaltung der Kreditoren ist eng mit den anderen Teilbereichen der Buchhaltung verknüpft. Dazu zählen

• die Hauptbuchhaltung, die die Finanzkonten verbucht
• die Anlagenbuchhaltung, die das Sachanlagevermögen verwaltet
• die Debitorenbuchhaltung, die ihren Schwerpunkt auf die Verbuchung der Kundensachverhalte legt.

Kreditorensachbearbeiter, wie die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung auch genannt werden, müssen über umfangreiche Buchführungskenntnisse verfügen. Als Spezialisten

• kennen sie sich mit dem Umsatzsteuergesetz sehr gut aus
• beachten sie in einem internationalen Umfeld die Besonderheiten der einzelnen steuerlichen Sachverhalte
• gehen sie sicher mit dem Sachkontenrahmen des Unternehmens um
• wirken sie an der Erstellung der Jahresabschlüsse mit und benötigen daher Bilanzierungskenntnisse
• übernehmen sie die Kreditkartenabrechnungen
• arbeiten sie mit moderner Software und nutzen vielfältige Möglichkeiten der Digitalisierung von Belegen und Buchungen.