Buchhaltung: Definition, Aufgaben & Beispiele

„Die Bücher führen“ oder zu halten – diese Beschreibung stammt aus den Anfängen der Buchhaltung, die in Deutschland bis ins Mittelalter zurückverfolgt werden kann. Traditionell wurden die anfallenden Geschäftsvorfälle in zwei Büchern, dem Hauptbuch und dem Grundbuch, festgehalten. Auch heute noch ist die systematische Aufzeichnung aller Geschäfte einer Unternehmung die wichtigste Aufgabe der Buchführung, auch wenn du die Abläufe in der Buchhaltung natürlich nicht mehr mit denen der vorherigen Jahrtausende vergleichen kannst.

Die Definition der Buchhaltung

Die Begriffe Buchführung und Buchhaltung werden oft synonym genutzt – doch eigentlich ist die Buchführung das Aufzeichnen aller geschäftlichen Vorgänge einer Unternehmung oder einer Organisation. Der Bereich innerhalb der Wirtschaftseinheit, der sich damit beschäftigt, wird dann als Buchhaltung bezeichnet. Jeder wirtschaftlich Tätige ist verpflichtet, seine Belege und Dokumente systematisch zu ordnen und die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß, lückenlos und zeitnah zu erfassen. Ergebnis der Buchhaltung ist die Darstellung der Finanz- und Wirtschaftslage der Organisationseinheit sowie die Erfolgsermittlung, die dann wiederum Grundlage für die Besteuerung ist. Buchführung gibt es also nicht nur in Gewerbebetrieben, sondern auch in öffentlichen Institutionen, in Vereinen, in Banken und in Genossenschaften.

Die Arten der Buchführung

Für welche Variante der Buchhaltung sich jede Organisation bzw. Unternehmung entscheidet, hängt vor allem von ihrer Rechtsform, ihrem Geschäftszweck und von ihrer Größe ab. Hier bist du als Verantwortlicher leider nicht frei in deiner Wahl, denn es gelten strenge rechtliche Vorschriften. In Deutschland sind die wichtigsten Gesetze in diesem Bereich das Einkommensteuergesetz sowie das Handelsgesetzbuch. Ein Kaufmann, und dazu zählt jeder, der einen kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetrieb führt, ist gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet. Daher ist die ausführliche Buchführung (die Bilanzierung) auch die Buchhaltungsvariante, die in Deutschland am häufigsten anzutreffen ist. Doch daneben gibt es auch

• die einfache Buchführung, die oft als Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausgeführt wird und von Freiberuflern sowie Kleinunternehmern angewendet werden darf
• die kameralistische Buchführung, die der öffentlichen Verwaltung vorbehalten ist.

Was ist Buchhaltung alles – welche Bereiche gibt es?

Je nach Funktion der Buchführung kannst du unterscheiden zwischen

a) der Finanzbuchhaltung
Das ist der Bereich der Buchhaltung, der die Geschäftsvorfälle im Hauptbuch und Journal aufzeichnet.

Beispiel:

• Erfassung der Bezahlung für Material aus der Kasse auf Grundlage eines Kassenbons

b) der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Diese spezielle Buchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle, die Kunden und Lieferanten betreffen und wird als Nebenbuchhaltung angesehen.

Beispiele:

• Erfassung des Wareneinkaufs auf Ziel von Lieferant XYZ
• Zahlungseingang einer Forderung aus Lieferung und Leistung von Kunde ABC

c) der Lohnbuchhaltung
Die verantwortlichen Buchhalter erfassen hier alle Buchungen, die das Personal betreffen und veranlassen die Zahlungen.

Beispiele:

• Ermitteln des monatlichen Entgelts und Überweisung des Gehaltes an Mitarbeiter
• Meldung des SV-Beitrages an die Krankenkasse und Überweisung

d) der Anlagenbuchhaltung
Umfangreiches Anlagevermögen in großen Unternehmen wird von Spezialisten betreut – die Ermittlung von Anschaffungs- und Herstellkosten, die Berechnung von Abschreibungsraten und deren Verbuchung sind ihre Aufgaben.

Buchhaltung einfach erklärt – ihre Aufgaben

Das wichtigste Ziel der Buchhaltung ist die lückenlose, chronologische und sachlich geordnete Aufzeichnung aller geschäftlichen Vorfälle im Unternehmen, um damit den Informationspflichten gegenüber den Inhabern, Beteiligten, Kreditgebern und auch den Finanzbehörden nachzukommen. Mit dem Führen der Bücher legst du außerdem die Grundlage für eine systematische Datenauswertung, die im Controlling oder auch in der Kosten- und Leistungsrechnung durchgeführt wird. Dazu zählt zum Beispiel die Preisgestaltung. So können die betrieblichen Abläufe und die künftigen Geschäfte aktiv gesteuert und gemanagt werden. Wirtschaftliche Schieflagen kannst du dann frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Wie wichtig die Buchhaltung eigentlich ist, zeigen dir die Details der Aufgaben:

• Ordnen der Dokumente des Unternehmens
  Die Buchhaltung ist für die systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle verantwortlich. Dazu musst du ein System entwickeln, wie du alle Belege ordnest und am besten auch nummerierst. Es gehört zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung, dass sich ein fremder Dritter (zum Beispiel der Prüfer des Finanzamtes) innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Finanz- und Wirtschaftslage des Unternehmens verschaffen kann – da ist eine gewisse Ordnung in den Unterlagen Pflicht. Außerdem musst du sicherstellen, dass die Kontierung – also die Zuordnung der einzelnen Sachkonten zum entsprechenden Sachverhalt, nachvollziehbar ist. Das gilt vor allem dann, wenn die Buchhaltung digital organisiert wird und Papierbelege nicht mehr vorhanden sind. Als Buchhalter bist du auch für die Archivierung der Dokumente verantwortlich. Rechnungen und Kontoauszüge müssen immerhin 10 Jahre aufbewahrt werden!
• Systematisches Verbuchen der Geschäftsvorfälle
  Typisch für die doppelte Buchführung ist die Aufstellung des Jahresabschlusses bzw. der Bilanz. Für die Aufstellung der Vermögens- und Schuldenwerte sowie der Gewinn- und Verlustrechnung ist es unbedingt notwendig, alle Transaktionen auf den richtigen Sachkonten im Buchhaltungssystem zu verbuchen. Damit werden auch alle Geschäftsvorfälle systematisiert, zum Beispiel
  Aufwandsbuchung: Einkauf von Waren
  Erwerb von Betriebsbedarf
  Abschreibung eines Sachanlagenwertes
  Erlösbuchung: Verkauf von Produkten
  Aktivmehrung (Bilanz): Geldeingang auf dem Bankkonto
  Passivminderung (Bilanz): Tilgung eines Darlehens
• Bewertung aller Vermögensgegenstände sowie der Verbindlichkeiten
  Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seine Vermögens- und Wirtschaftslage wahrheitsgemäß darzustellen. Voraussetzung ist daher eine realistische Bewertung aller Anlagegüter, aller Vorräte und Forderungen und natürlich auch aller Schulden. In der Regel wird dazu der Bilanzstichtag genutzt.
• Ermittlung von Anschaffungswerten und Abschreibungsraten von abnutzbaren Sachanlagegütern
  Grundlage für die Verbuchung eines Wirtschaftsgutes, das langfristig im betrieblichen Prozess genutzt wird, ist nicht unbedingt sein Einkaufswert – als Anschaffungskosten werden auch Nebenaufwendungen oder selbst ausgeführte notwendige Arbeiten erfasst. All das fließt in den Buchwert beim Anlegen des Wirtschaftsgutes ein. Gleichzeitig muss die voraussichtliche Nutzungsdauer bestimmt werden, die ebenfalls die spätere Abschreibungsrate beeinflusst.
• Ausführen des Zahlungsverkehrs
  Hiermit ist nicht nur das Überweisen von Rechnungsbeträgen oder Löhnen und Gehältern gemeint. Buchhalter kümmern sich auch um interne Geldflüsse, wie die Tilgung von Darlehen, das Separieren von Geldreserven oder das Transferieren von Beträgen zwischen Konten unterschiedlicher Kreditinstitute.
• Management der Debitoren
  Ein aktives Forderungsmanagement stärkt die Liquidität des Unternehmens. Die Buchhaltung wertet regelmäßig die offenen Forderungen der Kunden (oder Debitoren) aus und versendet Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Viele Betriebe entscheiden sich heute auch für das Factoring – also den Verkauf von Forderungen, um so den Geldeingang zu beschleunigen.
• Management der Kreditoren
  Wann du offene Verbindlichkeiten ausgleichst, hängt natürlich vom Stand deines Bankkontos und auch von deinen Reserven ab. Moderne Bankingprogramme erlauben heute einen schnellen Geldtransfer und Terminüberweisungen, so dass du auch Skontoangebote deiner Lieferanten optimal nutzen kannst.
• Aufstellen bzw. Vorbereiten der Jahresbilanz
  Der Jahresabschluss einschließlich seiner Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie des Anhangs und des Lageberichts ist sowohl Aufgabe als auch Ergebnis der Buchhaltung. Das dabei gezeichnete Bild der Unternehmung ist natürlich nur eine Momentaufnahme, doch auch die Chancen des Geschäfts sowie mögliche Risiken werden hier beschrieben. Die Bilanz dient sowohl zur Information für Inhaber, Beteiligte, Kreditinstitute und andere Interessenten als auch der Ertragsbesteuerung. In Vorbereitung der Bilanzierung sind die Buchhalter für die Abstimmung aller Sachkonten verantwortlich. In kleineren Betrieben wird der Abschluss selbst oft von einem beauftragten Steuerberater erstellt, in großen Unternehmen übernimmt der Bilanzbuchhalter diese Aufgabe. Die Jahresbilanz ist dann Grundlage für die Erstellung aller Steuererklärungen.
• Abrechnen der Löhne und Gehälter
  Hier werden die Entgelte für alle Beschäftigten berechnet und die Höhe der Beiträge für die Sozialversicherung ermittelt. Die Buchhaltung ist nicht nur für die exakte Ermittlung von Stundenlöhnen und Gehältern und deren Auszahlung verantwortlich, sondern auch für die pünktliche Meldung aller Sachverhalte an Krankenkassen und Finanzämter.

Buchhalter sind Spezialisten im Rechnungswesen

Je größer der Geschäftsbetrieb, je umfangreicher das Portfolio an Leistungen oder Produkten, desto umfangreicher werden die Aufgaben der Buchhalter. Sie arbeiten daher eng mit allen anderen Abteilungen des Unternehmens zusammen, geben die Form der Dokumentation oder wichtige Workflow-Abläufe vor. Gerade am Beginn einer Geschäftstätigkeit stellt die Buchhaltung wichtige Weichen für viele Jahre, denn grundlegende Entscheidungen wie die Wahl der Bilanzierungsansätze (Umsatzkosten- / Gesamtkostenverfahren) oder des verwendeten Sachkontenrahmens lassen sich später nur schwer wieder korrigieren. Auch als kleiner Unternehmer darfst du die Bedeutung der Buchführung daher nicht unterschätzen und solltest dir rechtzeitig Hilfe suchen. Erste Wahl ist hier der Steuerberater deines Vertrauens.