Debitorenbuchhaltung: Definition, Aufgaben & Beispiele

Eine separate Abteilung für das Verbuchen aller Geschäftsvorfälle in Zusammenhang mit Debitoren findest du vor allem in großen Konzernen mit vielen Kunden und einer hohen Anzahl von Verkäufen. Die dort geführten Debitorenkonten lassen sich viel besser überblicken und auch auswerten. Dabei gehören aber noch viele andere Aufgaben zum Bereich der Debitorenbuchhaltung.

Was ist ein Debitor?

Aus dem lateinischen „debere“ (auf deutsch: etwas schulden) leitet sich der Begriff Debitor ab. Damit wird also ein Schuldner bezeichnet. Im Rechnungswesen unterscheidest du zwischen Kunden, die bar bezahlen und denen, die ihren Rechnungsbetrag später ausgleichen. Die Frage „Was sind Debitoren?“ ist dann leicht beantwortet: Debitoren sind Kunden, die das Entgelt für erhaltene Waren oder Leistungen noch schuldig sind. Es ist im B2B-Geschäft übliche Gepflogenheit, die eigenen Leistungen „auf Ziel“ abzurechnen. Das heißt nichts anderes, als dass du eine Rechnung an den Kunden (oder Debitor) schreibst, die er später durch eine Überweisung auf dein Bankkonto ausgleicht. Der Gegenpart in der Buchhaltung ist der Kreditor – das ist der Gläubiger, dem du noch etwas zahlen musst.

Debitorenbuchhaltung einfach erklärt

Die Definition der Debitorenbuchhaltung ergibt sich bereits aus ihrem Namen – sie ist der Teilbereich des Rechnungswesens, der sich mit der Verbuchung der Geschäftsvorfälle beschäftigt, an denen Debitoren beteiligt sind. Dazu gehören

• die Forderungen, die mit der Erstellung der Rechnung für die erbrachten Lieferungen oder Leistungen entstehen
• die eingehenden Zahlungen für offene Posten
• Gutschriften für mängelbehaftete Leistungen
• Wertberichtigungen bei Forderungen.

Was ist die Debitorennummer?

In der ursprünglichen Form der doppelten Buchführung wird jede Rechnung an einen Kunden gegen das Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ verbucht. In vielen kleinen Handwerksbetrieben, bei Freiberuflern und bei Unternehmen mit nur wenigen unbaren Geschäftsvorfällen wird auch heute noch so gebucht. Sobald aber viele Kunden Produkte oder Leistungen auf Ziel erhalten und dafür Rechnungen fakturiert werden, lohnt sich die Einrichtung einer Debitorenbuchhaltung. Diese Organisationsform (es muss nicht immer gleich eine eigene Abteilung sein) innerhalb des Rechnungswesens gewährleistet eine einfache Zuordnung der Zahlungseingänge zu den einzelnen Kunden sowie einen schnellen Überblick über noch offene Posten und deren Anmahnung. Dafür erhält jeder einzelne Debitor ein eigenes Sachkonto. Das wird dann als Debitorenkonto bezeichnet und es erhält eine eigene Kontonummer – die Debitorennummer.

Typische Buchungssätze in der Debitorenbuchhaltung

Die Erfassung der einzelnen Geschäftsvorfälle der Debitorenbuchhaltung erfolgt auf den Konten der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), einer Nebenrechnung der Buchführung, und auf Bilanzkonten. Hier einige Beispiele:

a) Die Fakturierung der Rechnung an den Debitor
Warenlieferung an Kunde ABC (Debitorennummer 345795) in Höhe von 1.190,00 €
(Betrag enthält Umsatzsteuer in Höhe von 19 %)

Die so entstehende Forderung an den Debitor verbuchst du:

345795 Kunde ABC 1.190,00 €
an
4400 Erlöse aus Lieferungen und Leistungen, 19% 1.000,00 €
3806 Umsatzsteuer 190,00 €

b) Der Eingang der Zahlung für eine ausstehende Forderung
Bankgutschrift des Kunden XYZ (Debitor 318954) in Höhe von 2.380,00 €

1800 Bank 2.380,00 €
an
318954 Kunde XYZ 2.380,00 €

Im Jahresabschluss erfolgt die Verbuchung aller noch offenen Forderungen der Debitoren über die Abschlussbuchung an das Bilanzkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Unterstellt man, dass die beiden oben genannten Debitoren auch am 31. Dezember die Rechnungsbeträge noch nicht überwiesen haben, so ergäben sich folgende Buchungen:

c) Abschlussbuchung Kunde ABC
1200 Forderung aus Lieferung und Leistungen 1.190,00 €
an
345795 Kunde ABC 1.190,00 €

Abschlussbuchung Kunde XYZ
1200 Forderung aus Lieferung und Leistungen 2.380,00 €
an
345795 Kunde XYZ 2.380,00 €

Wenn es keine anderen offenen Posten in deinem Unternehmen geben würde, dann würde deine Bilanz Forderungen aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von 3.570,00 Euro ausweisen.

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Das korrekte Verbuchen der einzelnen Geschäfte mit den Debitoren ist nur ein kleiner Teil der Tätigkeiten eines Debitorenbuchhalters. Debitorenbuchhalter sind Spezialisten im Rechnungswesen für alle Aufgaben, die in Zusammenhang mit Kunden anfallen. Zu den wichtigsten zählen:

• Das Anlegen der Stammdaten der Kunden und deren Pflege
  Ist ein Neukunde gewonnen, so muss das Debitorenkonto angelegt werden. Grundlage dafür ist meist ein gut durchdachtes Nummernsystem. Im Sachkontenrahmen des Unternehmens steht dafür oft ein begrenzter Nummernkreis zur Verfügung. Außerdem gehört die Erfassung der Adressdaten zur Aufgabe des Debitorenbuchhalters. Bei Geschäften mit anderen Unternehmen wird auch oft die Bankverbindung und die Umsatzsteuernummer des Kunden gespeichert, um bei Gutschriften auch Erstattungen ausführen zu können.
• Die Prüfung der Bonität und der Unternehmereigenschaft bei Neukunden
  Je nach Organisationsstruktur innerhalb des Unternehmens kann es Aufgabe der Debitorenbuchhaltung sein, die Bonität von Kunden zu prüfen. Das gilt vor allem für Geschäfte mit bedeutendem Umfang, Ratenverkäufe oder Bestellungen aus dem Ausland. Für Neukunden aus dem B2B-Bereich geben Wirtschaftsauskunfteien Auskunft über die Zahlungsgepflogenheiten des Debitors. Bei Verkäufen an Privatkunden hilft die Abfrage der Schufa-Daten. Innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums können Waren ohne das Ausweisen der Umsatzsteuer geliefert werden – wenn der Debitor Unternehmer ist. Das lässt sich durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen.
• Das Verbuchen von Ausgangsrechnungen und eingehenden Zahlungen
  Die korrekte Erfassung von Erlösen auf den entsprechenden Sachkonten ist einer der Hauptaufgaben der Debitorenbuchhaltung. Dafür müssen im Vorfeld alle steuerlichen Sachverhalte des Kunden bekannt sein. Debitorenbuchhalter müssen auch bei Änderungen im Rahmen der Umsatzsteuer (wie zum Beispiel einer temporären Senkung der Mehrwertsteuer) gewährleisten, dass die Erlöse auf den richtigen Steuerkonten landen. Die eingehenden Zahlungen ordnest du dann genau dem offenen Posten des Kreditors zu und übernimmst das „Ausziffern“. Das ist die Voraussetzung für die Auswertung der offenen Forderungen sowie für das Mahnwesen.
• Das Klären von Debitorenkonten
  Durch nicht vollständige und unkorrekte Angaben in den Verwendungszwecken der Zahlungseingänge kommt es oft vor, dass Zahlungen nicht zugeordnet werden können. Dann muss der Debitorenbuchhalter manuell nacharbeiten. Solch eine Klärung des Debitorenkontos wird nicht nur am Jahresende zur Bilanzerstellung durchgeführt, sondern auch unterjährig. Kleinere Differenzen werden meist ausgebucht, bei größeren Unstimmigkeiten auch der direkte Kontakt mit dem Kunden gesucht.
• Das Erstellen von aussagekräftigen Auswertungen
  Offene-Posten-Listen (OPOS-Listen) sind die wichtigsten Auswertungen der Debitorenbuchhaltung. Sie zählen alle offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt auf und bilden die Grundlage für das Mahnwesen. Die in der Debitorenbuchhaltung ermittelte Forderungsquote, also der Anteil der Forderungen an der Bilanzsumme der Unternehmung insgesamt, zählt im Controlling zu den Frühindikatoren für wirtschaftliche Schwierigkeiten. Sie sollte daher immer unter einem branchenüblichen Wert liegen. Auch die Debitorenlaufzeit, die sich aus der durchschnittlichen Forderungshöhe einer Periode ergibt, gehört zu den betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die in der Debitorenbuchhaltung ermittelt wird.
• Das Eintreiben offener Forderungen durch das Mahnwesen
  Pünktlich eingehende Zahlungen der Debitoren sichern dir die Liquidität deines Unternehmens – es ist also eigenes Interesse, säumige Kunden zeitnah an die Überweisung zu erinnern. Die Debitorenverantwortlichen prüfen daher in regelmäßigen Abständen die Fälligkeit aller Forderungen und leiten die notwendigen Schritte ein. In vielen Unternehmen wird dafür ein mehrstufiges Mahnsystem aufgebaut, das von der ersten Zahlungserinnerung über drei Mahnstufen bis hin zur Übergabe der Forderung an die eigene Rechtsabteilung oder ein Inkassobüro reicht. Sollte ein Kunde Insolvenz anzeigen, so gehört das Anzeigen der Forderungen im Insolvenzverfahren zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung. Heute unterstützen das Onlinebanking sowie eine leistungsfähige Software all diese Vorgänge. Eine taggenaue Erfassung aller Debitorengeschäfte kann dir einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern bringen. Die Organisation des Forderungsmanagements beeinflusst daher auch die Beurteilung deiner Kreditfähigkeit durch Finanzinstitute und Investoren.
• Das Bewerten der Forderungen im Jahresabschluss
  Die Bilanz muss ein korrektes Bild deiner finanziellen Verhältnisse geben – Forderungen, die sich nicht mehr vollständig eintreiben lassen, müssen wertberichtigt werden. Die Debitorenbuchhaltung bewertet zum Stichtag des Jahresabschlusses daher alle offenen Posten, die über einen längeren Zeitraum nicht ausgeglichen worden sind. Die Erkenntnisse aus dem Mahnprozess sowie eingeholte Informationen bzw. Auskünfte zu den Debitoren fließen hier ein.
• Das Ermitteln des Debitorenrisikos (Scoring)
  Das Scoring, also das Ermitteln des Ausfallrisikos bei Debitorenforderungen, ist in großen Unternehmen mit einer Vielzahl an Kunden und Verkäufen ein Mittel im Forderungsmanagement. Durch eigene Erkenntnisse aus der Vergangenheit sowie externer Auskünfte oder Informationen wird bereits vor Geschäftsabschluss beurteilt, wie hoch das Risiko einer verspäteten oder ganz ausbleibenden Zahlung sein wird. Solch eine Prognose kann dann gezielt eingesetzt werden, um die Zahlungsmodalitäten festzuhalten. Kunden mit einer schlechten Bonität kann so etwa der Kauf auf Ziel verweigert werden, Vorkasse oder Lieferungen mit Nachnahme sind dann Ausweichmöglichkeiten bei der Bestellung.

Die Stellung der Debitorenbuchhaltung im Unternehmen

Debitorenbuchhalter sind Spezialisten im Rechnungswesen, die sich vor allem mit den Umsatzsteuerthemen sowie mit dem Forderungsmanagement bestens auskennen müssen. Mit ihren zeitnahen Buchungen und ihrer Zuverlässigkeit beeinflussen sie entscheidend die Liquidität der Unternehmung. Geprägt wird ihre Arbeit daher durch eine enge Zusammenarbeit mit

• dem Vertrieb bei der Anlage von Neukundenstammdaten sowie dem Festlegen von Zahlungszielen
• der Hauptbuchhaltung bei der Klärung der Debitorenkonten und der Bewertung der Forderungen im Rahmen der Erstellung von Jahresabschlüssen
• dem Controlling bei der Auswertung der offenen Posten
• der Rechtsabteilung im Forderungsmanagement
• der IT-Abteilung bei der Nutzung spezieller Software und deren Anpassung an die unternehmensspezifischen Anforderungen.