Mit seiner Gründung wird jeder Verein zur juristischen Person und ist verpflichtet, seine Zahlen offen zu legen. Das gilt auch dann, wenn er nicht gewinnorientiert oder gar gemeinnützig arbeitet. Es gelten vereinfachte Aufzeichnungspflichten, wenn der Verein nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn innerhalb eines Jahres erzielt. Sind diese Zahlen erreicht, muss bilanziert werden. Intelligente Buchhaltungssoftware für Vereine hilft, alle Zahlen zu erfassen und systematisch auszuwerten.
Inhaltsübersicht:
Besonderheiten bei der Buchhaltung für Vereine
Für die Buchhaltung des Vereins ist der Vorstand verantwortlich. Oft wird ein Kassenwart eingesetzt, der die buchhalterischen Aufgaben übernimmt. Dieser benötigt Fachkenntnisse, denn unterschätzen darf man die Buchhaltung in einem Verein nicht. Vor allem an gemeinnützige Organisationen stellt der Gesetzgeber hohe Anforderungen. Sie müssen die Verwendung ihrer Einnahmen für die satzungsgemäßen (gemeinnützigen) Zwecke genau nachweisen. Daher sind alle Einnahmen und Ausgaben den folgenden Bereichen zuzuordnen und getrennt aufzuzeichnen:
- dem ideellen Bereich
- der Vermögensverwaltung
- dem Zweckbetrieb
- einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Für die verschiedenen Bereiche können unterschiedliche Steuerpflichten bestehen. Auch Umsatzsteuererklärungen müssen in der Regel abgegeben werden. Werden Mitarbeiter beschäftigt, ist auch Lohnsteuer abzuführen. Hier lauern viele Fallen. Da ist Hilfe durch Software gern gesehen. Die meisten der am Markt erhältlichen Buchhaltungsprogramme sind für Vereine jedoch nicht ausgelegt. Für eine systematische Aufteilung der Buchungen in die verschiedenen steuerlichen Bereiche ist ein eigener spezieller Kontenrahmen erforderlich. Entwickelt wurde dafür der Sonderkontenrahmen für gemeinnützige Vereine (SKR 49).
Vereine stellen besondere Anforderungen an die Buchhaltungssoftware
Jedes Buchhaltungsprogramm soll die Anwender bei der Gewinnermittlung unterstützen und ihnen ermöglichen, wirtschaftliche Zahlen unter bestimmten Gesichtspunkten auszuwerten. Die Buchführung dient der Geschäftsführung dazu, Rechenschaft über abgelaufene Perioden abzulegen. Um diese Ziele auch mit der Buchhaltungssoftware im Verein zu erreichen, muss sie genau auf die Vereinsbedürfnisse passen. Genügend Angebote auf dem Softwaremarkt gibt es auch in diesem Segment. Bei einem Vergleich der verschiedenen Produkte achte jedoch darauf, dass du nicht Äpfel mit Birnen vergleichst. So gibt es
- cloudbasierte Software und solche, die auf dem Rechner installiert wird
- Buchhaltungsprogramme, die nur mit dem Betriebssystem Windows laufen, jedoch auf Apple-Rechnern nicht funktioneren
- Buchhaltungssoftware, deren Lizenz jährlich neu gekauft werden muss und Produkte, für deren Nutzung monatlich oder jährlich bezahlt wird
- Hersteller, die regelmäßige Updates für die Buchhaltungssoftware des Vereins kostenlos anbieten und hier jede gesetzliche Änderung sofort berücksichtigen
- Programme, die eine EÜR erlauben und dennoch „mitwachsen“, also ein Umsteigen auf die doppelte Buchführung ermöglichen.
Welches Buchhaltungsprogramm für deinen Verein das richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren an. Da spielen das Tätigkeitsfeld und die verschiedenen Vereinsbereiche eine Rolle. Auch Mitgliederanzahl, Wachstumsambitionen, Kostenbudget sowie technische Voraussetzungen müssen berücksichtigt werden.
Bei der Wahl der richtigen Software lege dein Augenmerk auf
- die angebotene Art der Gewinnermittlung – für nicht bilanzierungspflichtige Vereine genügt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), ansonsten ist eine doppelte Buchführung notwendig
- den Sachkontenrahmen SKR 49
- eine Anbindung an das Online-Banking
- ein Kassenbuchmodul, das revisionssicher ist
- ein Modul für die Umsatzsteueranmeldung oder eine ELSTER-Schnittstelle
- die Möglichkeiten zur Datenauswertung mit Berichten oder Listen
- eine Importmöglichkeit für Daten an den Steuerberater
- die Anschaffungskosten bzw. die Lizenzgebühren.
Eine Auswahl geeigneter Buchhaltungssoftware für Vereine
Wir stellen dir hier verschiedene Produkte vor, dabei ist die Auswahl keineswegs vollständig. Unser Tipp: Nutze die angebotenen Demo-Versionen und teste das Programm auf Herz und Nieren, bevor du dich entscheidest. Eine Software für die Buchhaltung von gemeinnützigen Vereinen ist leider nicht kostenlos, wir haben aber häufig Preisrabatte gesehen.
Linear Vereinsbuchhaltung
Diese Software stammt ursprünglich von dem renommierten Entwickler Lexware und wird häufig empfohlen. Wer sich schon bei der Mitgliederverwaltung für Linear entschieden hat, bekommt das Buchhaltungsmodul schon mit. Die Premium-Version wird auf dem Server des Vereins installiert und kann dann von fünf Usern genutzt werden. Knapp 300 Euro müssen bei der Anschaffung investiert werden. Wenn du dich nur für die Finanzbuchhaltung interessiert, frage bitte den aktuellen Verkaufspreis direkt an. Linear eignet sich besonders für größere Vereine. Das Programm bietet
- EÜR und Bilanzierung
- eine integrierte Kostenstellenrechnung
- das Online-Banking mit automatischer Verbuchung von Zahlungseingängen
- umfangreiche Reporting-Vorlagen
- Mahnwesen für säumige Beitragszahler
- die Verwaltung der Sachanlagen
- DATEV-Schnittstelle für die Kommunikation mit dem Steuerberater
- kostenlose Testversion für 4 Wochen.
BuchhaltungsButler
Die Software des noch kleinen Berliner Softwareanbieters arbeitet cloudbasiert und bietet den Kassenwarten der Vereine viele verschiedene Funktionen. Der SKR 49 wird unterstützt, sowohl Einnahmenüberschussrechnung als auch die Bilanzierung sind möglich. Die Nutzung der Version für Vereine kostet monatlich 29,95 €. Die weiteren Features:
- automatische Belegerkennung
- integrierte ELSTER- und DATEV-Schnittstelle
- Reporte: Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Offene-Posten-Liste, Summen- und Saldenlisten
- individuelles Preissystem je nach Kenntnissen des Kassenwartes
- Demoversion und kostenfreie Probemonate
EasyVerein
Als Spezialist für Software von Vereinen bietet die Freiburger SD Software-Design GmbH mit ihrem „EasyVerein“ auch eine gute Lösung für die Buchhaltung. SKR 49 ist Standard, ermöglicht werden EÜR und doppelte Buchführung. Für kleine Vereine mit bis zu 100 Mitgliedern entstehen Kosten von 15,30 € im Monat. Die Gebühren wachsen dann mit der Größe des Vereins. Upgrades auf eine höhere Version der Buchhaltungssoftware für Vereine sind kostenlos jederzeit möglich. Geboten werden
- die mögliche Übernahme von Buchungen aus dem Online-Banking
- das Angebot, Spendenbescheinigungen zu erstellen
- DATEV- und Excel-Export für eigene Auswertungen
- kostenfreie Updates
- mehrsprachiges Aufrufen der Software
- Testversion für mehrere User.
MTH Vereins-Profi
Ansehenswert ist auch das Programm MTH Vereins-Profi, das die über 30-jährige Erfahrung der MTH Software GmbH & Co. KG im Bereich Buchhaltung für Vereine nutzt. Es ist inzwischen sowohl als Einzelplatzversion als auch als Online-Variante erhältlich und erstellt EÜR oder die doppelte Buchführung. Mit einem Preis von jährlich 100 Euro für die rechnerinstallierte Basisversion plus angebotene Zusatzmodule ist das Programm wirklich kostengünstig. Updates sind dann kostenfrei erhältlich. Weitere Details der Software:
- direkte Zuordnung der Geschäftsvorfälle auf die steuerlichen Bereiche möglich
- inklusiv ist der Import der Banken mit selbstlernendem Kontierungsassistenten
- SKR 49, DATEV- und ELSTER-Schnittstelle vorhanden
- kombinierbar mit der Mitgliederverwaltung (MTH-Vereins-Manager)
- Vielzahl von Reporten von betriebswirtschaftlicher Auswertung über Haushaltsplanung und Jahresvergleichen
Ob Vereinsvorstand oder Kassenwart – um ein gründliches Testen der Software kommst du nicht herum. Bist du trotz Nutzung der Demoversion nicht zufrieden, bieten viele Softwareschmieden einen guten Support an. Für steuerliche Fragen solltest du dir aber Unterstützung bei einem Steuerberater suchen.
