Finanzbuchhaltung: Definition, Erklärung & Aufgaben

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Finanzbuchhaltung: Definition, Erklärung & Aufgaben

Ohne das Rechnungswesen gibt es keinen wirtschaftlichen Erfolg einer Unternehmung. Hier werden die Weichen für die Abrechnung der eigenen Leistungen gestellt und es werden alle Zahlungsströme gesteuert sowie die Geschäftsvorfälle verbucht. Die Finanzbuchhaltung ist ein Teil des internen Rechnungswesens. Sie kümmert sich um alle anfallenden Buchungen und Zahlungsvorgänge. Heute prägen leistungsfähige Softwaresysteme sowie die enge Verknüpfung mit nahezu jedem anderen Unternehmensbereich die Arbeit in der Finanzbuchhaltung. Das erlaubt es dir, sehr viele Informationen zu sammeln, sie punktgenau auszuwerten und für die Steuerung deiner betrieblichen Abläufe zu nutzen.

Die Definition des Begriffes Finanzbuchhaltung

Eine Buchhaltung kennt man in Deutschland bereits seit dem Mittelalter. Die Bücher zu führen oder zu halten bedeutet, alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens oder einer Organisation systematisch zu erfassen. Das muss nicht immer ein finanzieller Sachverhalt sein, auch das Wareneingangsbuch gehört zur Buchhaltung. Was ist aber die Finanzbuchhaltung? Unter diesem Begriff wird der Teil des Rechnungswesens verstanden, der alle in Geld bewerteten Sachverhalte erfasst. In einer Wirtschaftsorganisation übernimmt die Abteilung Finanzbuchhaltung wichtige Aufgaben, denn sie stellt die Vermögenslage dar und ermittelt die Grundlagen für die Besteuerung. Mit der Erfassung aller Zahlen zu deinen Geschäften legst du gleichzeitig die Grundlage für die Preiskalkulation, die Planung deiner Liquidität und die betriebswirtschaftliche Auswertung.

Finanzbuchhaltung einfach erklärt

Finanzbuchhalter bewahren den Überblick über die Zahlen des Unternehmens. Das betrifft

  • die abgerechneten Leistungen (Umsätze) innerhalb einer Periode
  • die in diesem Zeitraum angefallenen Kosten
  • die Zahlflüsse, also die Geldein- und -ausgänge auf verschiedenen Bankkonten sowie in der Kasse.

Dabei ist die Organisation der Buchführung innerhalb einer Unternehmung abhängig von deren Größe und von der Anzahl der anfallenden Buchungen. In großen Betrieben beschäftigen sich gut ausgebildete Kreditoren- und Debitorenbuchhalter mit all den Geschäftsvorfällen, an denen Lieferanten und Kunden beteiligt sind. Auch die Anlagenbuchhaltung ist in anlagenintensiven Branchen aufwendig, so dass sie gern separiert wird. Dabei fallen natürlich im Großhandel oder in der Konsumgüterindustrie mit Schwerpunkt auf den Endkundenverkauf viel mehr Buchungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres an als in einem Handwerksbetrieb. Kleinere Gewerbetreibende oder Handwerker erledigen die Finanzbuchhaltung als Teil der Verwaltung selbst oder übergeben sie einem Steuerberater.

Finanzbuchhaltung ist keine freiwillige Aufgabe einer Unternehmung. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, Bücher zu führen. Das ergibt sich aus dem deutschen Einkommensteuergesetz und dem Handelsgesetzbuch. Freiberufler und kleine Unternehmen dürfen ihren Gewinn mit Hilfe einer einfachen Buchführung, wie der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ermitteln. Alle anderen, die einen kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetrieb unterhalten, müssen dagegen eine doppelte Buchhaltung führen. Deren Ergebnis ist eine jährliche Bilanz, daher wird diese Form der Finanzbuchhaltung auch Bilanzierung genannt.

Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung

In der Erklärung des Begriffes Finanzbuchhaltung sind die wichtigsten Aufgaben dieses Bereiches bereits genannt: durch die Erfassung und systematische Ordnung der Finanzen des Unternehmens soll die aktuelle Vermögens- und Finanzlage korrekt dargestellt werden. Das geschieht in der Buchführung, die sich eines ganzen Systems von Sachkonten bedient, die dann in einer Bilanz zusammengeführt werden.

Zu den grundlegenden Aufgaben der Finanzbuchhaltung zählen außerdem

1. das sachlich richtige Verbuchen der Geschäftsvorfälle
Die Sachkonten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bilden das Gerüst für die systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle. So erfolgt eine Klassifizierung der einzelnen Beträge unter sachlichen Gesichtspunkten, zum Beispiel:

Erlöse: Verkauf eines Artikels an einen Kunden (Debitor)
Aufwand: Einkauf von Material für die Herstellung eines Produktes
Abschreibung: Die jährliche Absetzung für Abnutzung (AfA) für ein langfristig im betrieblichen Prozess genutztes Vermögensgut
Einnahmen: Der Ausgleich einer Forderung eines Kunden durch Geldeingang auf dem Bankkonto
Ausgaben: Die Barzahlung aus der Kasse für den Erwerb von Büromaterial

2. der Abschluss der Sachkonten für den Jahresabschluss und das Erstellen der Bilanz
Am Anfang und am Ende eines jeden Wirtschaftsjahres ist eine Jahresbilanz zu erstellen. Dabei ist die Anfangsbilanz (außer natürlich einer Bilanz bei Gründung einer Gesellschaft) recht einfach, dann sie beinhaltet alle Salden der Sachkonten aus der Schlussbilanz des Vorjahres. Die Erstellung der jährlichen Schlussbilanz erfordert eine gute Vorbereitung. Als Finanzbuchhalter musst du alle Vermögenswerte, also sowohl die Sach- und Finanzanlagen, die Vorräte und Forderungen als auch alle Verbindlichkeiten mit ihrem reellen Betrag bewerten. Das gebietet das Prinzip der Vorsicht, das vor allem dem Schutz der Gläubiger dient. Deutlich wird so die Bedeutung der Finanzbuchhaltung, denn

  • die Bilanz des Jahresabschlusses muss ein reelles Bild der Vermögens- und Finanzlage der Unternehmung zeichnen
  • die Gewinn- und Verlustrechnung bildet die Grundlage der Berechnung für die Ertragssteuern
  • der Lagebericht erklärt Inhabern, Beteiligten und Finanzierenden die Chancen und Risiken des Geschäfts.

3. die Steuerung der Liquidität des Unternehmens
Finanzbuchhalter sind für die Geldflüsse im Betrieb verantwortlich. Sie führen Überweisungen aus und verbuchen die Geldeingänge auf den richtigen Sachkonten. Mit den Offenen-Posten-Übersichten der Debitoren und Kreditoren kann die Buchführung jederzeit die Höhe von Verbindlichkeiten und Forderungen genau beziffern. Ein aktives Forderungsmanagement mit einem mehrstufigen Mahnsystem oder einem (Teil-)Verkauf von Forderungen an Factoringpartner sichert zusätzlich einen schnellen Geldeingang für ausstehende Rechnungen. Somit können auch Verbindlichkeiten pünktlich getilgt werden. Finanzbuchhalter sind oft auch Ansprechpartner für Hausbanken und andere Kreditgeber. Sie erkennen rechtzeitig weiteren Geldbedarf und unterstützen die Geschäftsführung bzw. die zuständige Abteilung bei der Finanzierung von Betriebsmitteln oder Sachanlagen.

4. die Ermittlung des Betriebserfolges
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nicht nur Bestandteil des Jahresabschlusses. Durch die regelmäßige Verbuchung der geschäftlichen Vorfälle auf den entsprechenden Erlös- und Aufwandskonten kann auch unterjährig der Erfolg des Unternehmens ermittelt werden. Hierfür kennst du sicherlich den Begriff „Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)“. In der Regel wird dieser Bericht am Schluss eines Quartals oder eines Monats erstellt. Im Aufbau ähnelt sie einer GuV. Viele Buchführungsprogramme bieten diese Auswertungen bereits auf Knopfdruck an. Aussagekräftiger werden solche Berichte durch einen Vergleich mit den Informationen der Vorperiode oder auch des Vorjahres. Auch mit Hilfe eines Branchenvergleichs lassen sich Entwicklungen im Geschäftsverlauf gut interpretieren. Je detaillierter die Buchführung, desto leichter kannst du auch Fehlentwicklungen mit Hilfe der BWA erkennen. Das erlaubt dir dann auch, zeitnah Gegenmaßnahmen zu erkennen.

Beispiele:

  • Im Vergleich zur Vorperiode sind deine Kosten im Wareneinkauf gestiegen, die Umsätze und auch die Bestände an fertigen/unfertigen Produkten weisen jedoch keine Erhöhung auf. Gehe den Ursachen auf den Grund, überprüfe deine Kalkulation und erhöhe deine Verkaufspreise, wenn es notwendig wird.
  • Deine BWA für den vergangenen Monat weist einen Bestand an fertigen und unfertigen Erzeugnissen aus, der deutlich über den prozentualen Werten des Branchenvergleichs liegt. Andere Unternehmen sind also flexibler und haben dadurch einen Vorteil. Prüfe, ob du deine Abläufe optimieren kannst, zum Beispiel durch Kanban-Vereinbarungen mit Zulieferern.

5. die Information der Geschäftsleitung und interessierten Dritten
In vielen mittelständischen und kleinen Firmen, also überall dort, wo es keine eigene Abteilung dafür gibt, übernimmt die Finanzbuchhaltung auch das Controlling. Dazu zählt als erstes die Nachkalkulation großer Aufträge:

  • Entsprachen die Kosten der Kalkulation?
  • Müssen Preissteigerungen für künftige Projekte berücksichtigt werden?
  • Sind Nachforderungen beim Kunden vertraglich vereinbart worden?

Zum anderen ermittelt das Controlling auch wichtige betriebswirtschaftliche Kennziffern wie den Anlagendeckungsgrad, die verschiedenen Liquiditätsgrade oder den Cashflow. Das geschieht nicht nur am Jahresende durch eine Analyse der Bilanz, sondern auch unterjährig auf Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Herzstück der Information an die Geschäftsleitung sind Monats- oder Quartalsreporte mit den wichtigsten Informationen zur Geschäftsentwicklung in der letzten Periode und mit dem Ausblick in die Zukunft. Auch externe Interessenten, hierzu zählen in erster Linie die finanzierenden Kreditinstitute oder andere Investoren, erhalten regelmäßig Berichte der Finanzbuchhaltung.

Durch die modernen Softwaresysteme lässt sich die Finanzbuchhaltung heute auch in kleine und mittlere Unternehmen gut integrieren. Auch viele andere Prozesse (wie der Rechnungsworkflow oder die Archivierung) sind inzwischen digitalisiert. Der Pendelordner zum Steuerberater sollte der Vergangenheit angehören. Die Vorteile liegen vor allem in der zeitnahen Abwicklung der Buchführung und der schnellen Verfügbarkeit von Auswertungen. Angeschlossene Bankingprogramme gewährleisten dann auch einen kurzfristigen Zahlungsverkehr. So vergrößerst du deine Wettbewerbschancen, bleibst flexibel und erfolgreich.