Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Beispiele & Erklärung

Einnahmenüberschussrechnung leicht erklärt: Der Begriff Einnahmenüberschussrechnung stammt aus dem Rechnungswesen bzw. dem Steuerrecht und beschreibt eine Methode zur Ermittlung des Gewinns. Alle Unternehmen, aber auch alle selbständig oder freiberuflich Tätigen, müssen im Rahmen ihrer Einkommen- oder Körperschaftssteuer ihren Gewinn selbst erklären. Darauf basiert dann die Steuerberechnung. Verschiedene Schreibweisen haben sich hier für die Einnahmenüberschussrechnung eingebürgert. Du findest die Schreibweise Einnahmenüberschussrechnung oder auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung, oft aber auch die Abkürzung EÜR. Rechtliche Grundlage für diese Art der Gewinnermittlung ist der Paragraph 4, Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes. Daher bezeichnen die Steuerfachleute die EÜR auch als 4/3-Rechnung.

Wer darf die Einnahmenüberschussrechnung anwenden?

Der gemeldete Gewinn einer Wirtschaftsperiode ist die Berechnungsgrundlage für die Steuern vom Einkommen bzw. vom Ertrag. In Deutschland gibt es zwei verschiedene Wege, um diesen Gewinn zu ermitteln. Eine davon ist die Erstellung einer Bilanz. Bilanzierungspflichtig sind alle Unternehmen, die einen kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetrieb unterhalten. Das sind in Deutschland die Mehrheit aller Unternehmungen.

Diejenigen, die nicht zur Erstellung von Bilanzen verpflichtet sind, dürfen den Gewinn mit Hilfe einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Damit ergeben sich vor allem für kleine Gewerbetreibende, land- und forstwirtschaftliche Unternehmen sowie für Freiberufler einige Erleichterungen in der Buchführung. Allerdings dürfen im gewerblichen Bereich bestimmte Grenzen nicht überschritten werden:

• Jahresumsatz ab 600.000,00 Euro
• Jahresgewinn ab 60.000,00 Euro.

Steuerpflichtige, die diese Beträge erreichen, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Die Einnahmenüberschussrechnung eignet sich damit auch für

• umsatzsteuerliche Kleinunternehmer
• nebenberufliche Tätigkeiten
• Abrechnungen der Photovoltaikanlage eines Eigenheimbesitzers
• kleine Vereine.

Die Definition des Begriffes Einnahmenüberschussrechnung

Die Einnahmenüberschussrechnung ermittelt den Gewinn eines Gewerbes bzw. eines Freiberuflers durch die Berechnung der Differenz zwischen betrieblichen Einnahmen und betrieblichen Ausgaben innerhalb einer Periode. Nur der verbleibende Überschuss unterliegt der Einkommensteuer.

Einnahmen

./. Ausgaben

= zu versteuernder Überschuss (Gewinn)

Sind die Ausgaben höher als die Einnahmen, entsteht ein Verlust, der nicht besteuert wird.

Diese verkürzte Rechnungslegung hat aber nur begrenzte Aussagekraft für Eigentümer bzw. Beteiligte sowie für Gläubiger und bleibt daher auch nur kleinen Unternehmen ohne kaufmännisch eingerichteten Betrieb vorbehalten.

Anforderungen an die Aufzeichnungen einer Einnahmenüberschussrechnung

Die EÜR ist einfach und kommt mit wenigen Regeln aus. Sie konzentriert sich auf die Einnahmen und Ausgaben des Steuerpflichtigen. Da nur der Überschuss aus diesen beiden Positionen (mit kleinen Ausnahmen) zu versteuern ist, reicht eine einfache Auflistung der Geschäftsvorfälle aus. Der allgemeine Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt jedoch auch für die Einnahmenüberschussrechnung. Gefordert ist eine strukturierte Ablage der Belege. Da es meist nur wenige Einnahmen und Ausgaben gibt, reicht für eine ordentliche Dokumentation eigentlich schon das chronologische Abheften der Kontoauszüge aus. Dabei ist es natürlich von Vorteil, wenn du die privaten und beruflichen Bankkonten trennst. Soll eine Kasse geführt werden, sind die Ein- und Auszahlungen ebenfalls festzuhalten. Als 4/3-Rechner musst du außerdem beachten, die Dokumente gemäß §147 Abgabenordnung über einige Jahre aufzubewahren. Rechnungen und Verträge müssen sogar bis zu 10 Jahre nach ihrem Eingang bzw. Abschluss archiviert werden.

Die EÜR und die Umsatzsteuer

Vorteile ergeben sich für die Einnahmenüberschussrechner auch beim Thema Umsatzsteuer. Am einfachsten ist es für Kleinunternehmer nach dem §19 des Umsatzsteuergesetzes. Da sie weder Umsatzsteuer abführen müssen noch Vorsteuer geltend machen dürfen, brauchen sie ihre Aufzeichnungen nicht getrennt nach den Steuersätzen führen. Sie können ihre Ausgaben und Einnahmen Brutto wie Netto behandeln. Umsatzsteuerpflichtige 4/3-Rechner dagegen sollten von Anfang an vermerken, welche Steuersätze zu berücksichtigen sind. Das erleichtert die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung und auch die Jahresmeldung. Die Einnahmenüberschussrechnung kann auf Antrag als Ist-Versteuerung ausgeführt werden. Damit wird das Zuflussprinzip wirksam. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer tatsächlich erst dann fällig wird, wenn das Geld des Kunden auch auf dem Konto oder in der Kasse eingegangen ist. Die Vorsteuer dagegen kann im Monat des Rechnungseingangs gezogen werden. Eine Ausnahme gibt es nur beim Jahreswechsel. Geldflüsse, die hier innerhalb der ersten 10 Tage des neuen Jahres stattfinden, müssen noch dem alten Jahr zugeordnet werden, wenn es dem Sachverhalt entspricht.

Das ist bei der Einnahmenüberschussrechnung außerdem zu beachten

Nicht alle Auszahlungen in der EÜR sind als Ausgaben für die betriebliche Tätigkeit anzusehen. So müssen Entnahmen des Steuerpflichtigen separat aufgezeichnet werden. Sie mindern natürlich nicht den erwirtschafteten Überschuss. Auch Abschreibungen für langfristig genutzte Wirtschaftsgüter gibt es. Wie in der doppelten Buchführung auch, so dürfen also die Preise für Vermögensgegenstände nicht sofort als Ausgabe berücksichtigt werden (hier gilt EStG §7 zur Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung). Die Anschaffungskosten müssen über die voraussichtliche Nutzungsdauer der Gegenstände verteilt werden. Wie lang diese ist, veröffentlicht die Finanzbehörde in ihren amtlichen AfA-Listen, die du im Internet nachlesen kannst. Auch Tilgungszahlungen für ein Darlehen mindern den zu versteuernden Überschuss nicht. Wer also als 4/3-Rechner einen Kredit für die Anschaffung eines Betriebsmittels aufnimmt, sollte die Raten so gestalten, dass sie der jährlichen Abschreibungsrate entsprechen. Dann halten sich die Abschreibungen mit den tatsächlichen Auszahlungen in der Waage.

Einige Beispiele für die Anwendung der EÜR

1. Beispiel für die Einnahmenüberschussrechnung eines Freiberuflers

Ein Instrumentallehrer unterrichtet als freiberufliche Honorarkraft und erzielte im letzten Jahr ein Einkommen von 60.000 €. Für seinen Beruf musste er in diesem Zeitraum 15.000 € ausgeben. Der Lehrer ist nicht umsatzsteuerpflichtig. Zu versteuern ist der Überschuss aus:

Einnahmen 50.000 €

./. Ausgaben 15.500 €

= Zu versteuernder Jahresgewinn 34.500 €

Nicht berücksichtigt werden die

./. Entnahmen 32.000 €

Erhöhung des Kontoguthabens 2.500 €

Die Versteuerung dieses Einkommens erfolgt dann auf Grundlage des persönlichen Steuersatzes des Steuerpflichtigen.

Als Einnahmen verzeichnet der Honorarlehrer:

• Honorare für Instrumentalunterricht
• Honorare für Weiterbildungsveranstaltungen
• Vergütungen für Auftragskompositionen
• Entgelte für Auftritte

Diese Ausgaben wären typisch für ihn:

• Anschaffungen von Instrumenten und ihre Reparaturen
• Der Kauf von Zubehörteilen und Gerätschaften (Notenständer, Stimmgabel)
• Kaufpreise für Noten und Fachliteratur
• Ausgaben bei der Organisation von Veranstaltungen (Raummieten, GEMA-Gebühren…)
• Eigene Weiterbildungsaufwendungen

Hier ein beispielhafter Ausschnitt aus seiner Einnahmenüberschussrechnung:

Solch eine Übersicht kannst du als Steuerpflichtiger leicht selbst mit Microsoft Excel erstellen. Vorlagen dazu finden sich auch im Internet. Auch Softwarehersteller bieten interessante Programme, die den Gewinn mit einer EÜR errechnen können.

2. Beispiel für den Aufbau einer Einnahmenüberschussrechnung für Photovoltaik

Eigenheimbesitzerin Familie Müller speist den Strom ihrer Photovoltaikanlage, den sie nicht selbst verbraucht, in das öffentliche Stromnetz ein. Die Kleinunternehmerregelung nimmt sie nicht in Anspruch, daher muss sie für jedes Quartal eine Umsatzsteueranmeldung abgeben. Als Beispiel findet sich nachfolgend ihre quartalsweise Einnahmenüberschussrechnung für die Photovoltaikanlage:

Einnahmen:

• Einspeiseerlös aus der Gutschrift des Energieversorgungsunternehmens

Ausgaben:

• Reparaturen und Wartungen an der Photovoltaikanlage
• Zinsen für die Finanzierung
• Kontoführungsgebühren
• Werbungskosten (Kundenzeitschrift der Bausparkasse)
• Umsatzsteuerschuld (Differenz aus gemeldeter Umsatzsteuer und abzugsfähiger Vorsteuer)

Keine Ausgaben, die den Überschuss mindern, sind die Tilgungszahlungen für eine aufgenommene Finanzierung.

Um den steuerpflichtigen Überschuss des ersten Quartals zu ermitteln, muss die Umsatzsteuer herausgerechnet werden:

Umsatzsteuer: 425,00 € enthält 19 % Umsatzsteuer 67,85 €

Vorsteuer: 5,95 € enthält 7 % Steuer 0,39 €

Ausgabe Umsatzsteuerschuld: 67,46 €

Einnahmen 425,00 €

./. Ausgaben (einschl. Umsatzsteuerschuld) 140,81 €

./. AfA Solaranlage 1. Quartal 250,00 €

Zu versteuernder Quartalsüberschuss 34,91 €

Dabei errechnet sich die Absetzung für Abnutzung aus den Anschaffungskosten (20.000 €) und der Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle (20 Jahre):

20.000 € / 20 Jahre = 1.000 € / Jahr, entspricht 250 € / Quartal

3. Beispiel einer Einnahmenüberschussrechnung für einen Verein

Auch Vereine brauchen eine Buchführung. Diese erfolgt auf Grundlage des Bürgerlichen Gesetzbuches. Gemeinnützige Vereine gelten als Körperschaft mit der entsprechenden Steuerpflicht. Sie müssen außerdem anhand ihrer Aufzeichnungen regelmäßig nachweisen, dass sie gemeinnützig sind. Für kleine Vereine eignet sich auch hier die EÜR. Unterhält dein Verein dagegen einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, muss dieser nach Handelsgesetzbuch bilanziert werden. So ist zum Beispiel der Betrieb eines Restaurants mit einer Einnahmenüberschussrechnung nicht möglich. Die Prüfung auf Gemeinnützigkeit führt das Finanzamt in der Regel turnusmäßig alle drei Jahre durch.

Ein Sportverein muss dann diese Unterlagen einreichen:

• die Gewinnermittlung, zum Beispiel mit Hilfe einer Einnahmenüberschussrechnung, für die letzten drei Jahre
• die Geschäfts- und Tätigkeitsberichte für diesen Zeitraum
• eine Vermögensaufstellung zum genannten Stichtag
• die Satzung des Vereins, wenn sie sich seit der letzten Prüfung geändert hat.

In einem Verein ist die EÜR nach verschiedenen Bereichen aufzuteilen, hier für einen Sportverein:

a) der ideelle Bereich

b) die Vermögensverwaltung

c) der Zweckbetrieb „Sportveranstaltungen“

d) der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb

Die beispielhafte EÜR:

Das Einreichen der Einnahmenüberschussrechnung

Anders als Lohn- und Gehaltsempfänger, bei der die Meldung des Einkommens und der darauf fälligen Lohnsteuer die Arbeitgeber übernehmen, müssen gewerbliche und freiberufliche Einkünfte dem Finanzamt gemeldet werden. Das passiert mit der jährlichen Einkommensteuererklärung. EÜR-Anwender müssen ihre Steuererklärung entsprechend um die Anlage EÜR ergänzen. Das dafür vorgesehene Formular enthält alle Angaben zur Gewinnermittlung für das betroffene Kalenderjahr. Du musst allerdings beachten, dass eine elektronische Abgabe der Steuererklärung gefordert wird – du darfst die Formulare also nicht drucken, ausfüllen und mit der Post versenden. Für das Einreichen der Steuererklärung hast du Zeit bis zum 31. Juli des Folgejahres. Wer einen Steuerberater mit der Erstellung der Einkommensteuererklärung beauftragt, kann die Frist bis zum 31. Dezember des Jahres verlängern. Reiche bitte keine Originaldokumente bei deinem Finanzamt ein. Der verantwortliche Bearbeiter wird sich melden, wenn es Nachfragen gibt.

Die Vor- und Nachteile der EÜR

Die Vorteile einer Einnahmenüberschussrechnung sind schnell aufgezählt:

• sie punktet mit einem einfachen Aufbau
• eine Pflicht, eine separate Kasse zu führen, gibt es nicht
• die einfachen Aufzeichnungen sparen Zeit und Kosten
• sie ist auch ohne Steuerberater zu bewerkstelligen.

Zu erwähnen sind aber auch Nachteile, die manchen Freiberufler oder kleinen Gewerbetreibenden dazu bewegen sollen, doch zu bilanzieren:

• die EÜR bietet keine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, so dass auch keine automatisierte Auswertung von offenen Posten, kein Mahnlauf über eine Software und auch keine Zahlläufe in einem Bankingprogramm erfolgen können
• in der Regel erfolgt auch keine Verbuchung auf Sachkonten, so dass ein effizientes Controlling nicht möglich ist
• moderne Buchhaltungsprogramme bieten auch für die EÜR eine Verbuchung der Geschäftsvorfälle an – doch Vorsicht, wer so bucht, den könnte das Finanzamt auch zur Bilanzierung verpflichten
• mit der Einnahmenüberschussrechnung sind keine Rückstellungen, etwa für noch nachzuholende Aufwendungen möglich, die den Überschuss mindern könnten
• die vereinfachte Buchführung verhindert in der Regel eine Finanzierung der Geschäfte durch Kreditinstitute, denn diese wollen sehr genau wissen, welcher Umsatz und welcher Aufwand wo entstanden ist.

Einnahmenüberschussrechnungen erlauben das Aufzeichnen der Geschäftsvorfälle auf eine sehr einfache Art und Weise. Wenn du nebenberuflich tätig bist, reicht das oft aus. Auch als Start-up kannst du mit dieser Methode der Gewinnermittlung beginnen. Mit dem Wachstum des Unternehmens ist ein späterer Wechsel in die Bilanzierung möglich, oft schreibt das Finanzamt das dann sogar vor. Wenig Bürokratie bringt aber auch beschränkte Aussagekraft für Investoren, was eine Kreditaufnahme behindern kann.