Doppelte Buchführung: Definition, Beispiele & einfach erklärt

Wer als Geschäftsmann einen Überblick über den Erfolg seiner Tätigkeit behalten möchte, muss Aufzeichnungen führen. Die Grundlagen der doppelten Buchführung reichen bis in das Mittelalter hinein. Damals begannen italienische Kaufleute, ihre Geschäfte doppelt zu notieren – in ihren Hauptbüchern erfassten sie jeden Sachverhalt auf der Soll- und auf der Habenseite. Die erste Bilanz im deutschsprachigen Raum stammt aus dem Hause der Handelsfamilie Fugger. Ihr Buchhalter Matthäus Schwarz stellte sie Anfang des 16. Jahrhunderts auf.

Die Definition der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung ist eine Methode der Buchhaltung, mit der sich Geschäftsvorfälle systematisch aufzeichnen lassen. Genutzt wird ein umfangreiches System an Sachkonten, die sowohl im Soll als auch im Haben bebucht werden. Aus den Buchungen lassen sich dann die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung einer Wirtschaftsperiode aufstellen. Das System der doppelten Buchführung erlaubt es, den Erfolg eines Unternehmens somit doppelt zu errechnen:

• aus dem Zuwachs der Vermögenswerte in der Wirtschaftsperiode, der aus den Bilanzwerten errechnet wird
• durch die Gewinn- und Verlustrechnung

Wer muss die doppelte Buchführung anwenden?

Die doppelte Buchführung ist in Deutschland nicht für alle Pflicht, die wirtschaftlich tätig sind. Auch andere Buchhaltungsmethoden, wie die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder die Kameralistik, sind erlaubt. Bücher führen im Sinne der doppelten Buchführung müssen jedoch alle Kaufleute und alle Unternehmen, die einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb unterhalten. Das ergibt sich aus dem Paragraph 238 des deutschen Handelsgesetzbuchs. Personengesellschaften wie die GmbH & Co. KG oder die OHG sowie Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die AG müssen aufgrund ihrer Rechtsform die Gewinne mit der doppelten Buchführung ermitteln. Eine GbR oder auch Freiberufler sind also nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Auch Einzelunternehmen mit weniger als 600.000 € Jahresumsatz und 60.000 € Gewinn können von der doppelten Buchführung befreit werden.

Das Ziel der doppelten Buchhaltung

Als Unternehmer wirtschaftest du nicht im rechtsfreien Raum – über deine Geschäftstätigkeit bist du auch Fremden rechenschaftspflichtig. Deine Gewinne unterliegen der Besteuerung, dein Erfolg entscheidet über die Aufnahme von Krediten und über die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen. So wirst du deine Bilanzen auch Banken und Lieferanten zur Verfügung stellen, um mit ihnen zusammenzuarbeiten. Gesellschaften wie die KG, die AG oder die GmbH müssen ihre Zahlen auch an ihre Beteiligten offenlegen. Die doppelte Buchführung verpflichtet die Unternehmen, ihre Geschäfte so aufzuzeichnen, dass sich ein fremder Dritter in angemessener Zeit einen umfangreichen Überblick über das Unternehmen verschaffen kann. Ergebnis der doppelten Buchhaltung ist eine jährliche Bilanz einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung. Diese erlauben eine ausführliche Analyse der Unternehmenszahlen, die über die Finanzstärke und über die Vermögenssituation Auskunft geben und helfen, die Entwicklungschancen und -risiken einzuschätzen. Das System der doppelten Buchführung bringt also einige Vorteile:

• die strukturierte Erfassung der Geschäftsvorfälle auf verschiedenen Sachkonten erlaubt detaillierte und zielgerichtete Auswertungen, auch unterjährig
• Periodenvergleiche werden so möglich
• wirtschaftliche Schwierigkeiten können so zeitnah erkannt werden
• die gewonnenen Erkenntnisse vereinfachen künftige wirtschaftliche Entscheidungen
• Unternehmen werden untereinander vergleichbarer

Das Prinzip der doppelten Buchführung anhand einiger Beispiele erklärt

Charakteristisch für die doppelte Buchführung ist die Nutzung von Sachkonten, die jeweils zwei Seiten haben: eine Soll-Seite und eine Haben-Seite. Sicher kennst du die Darstellung in Form von T-Konten:

Für jeden Geschäftsvorfall wird ein Buchungssatz aufgestellt. Der relevante Betrag wird auf unterschiedlichen Konten auf beiden Seiten gebucht. Dabei gilt als Grundsatz der doppelten Buchführung: es wird immer Soll an Haben gebucht.

Beispiele:

1. Aus der Kasse wird ein Betrag von 100 € für den Kauf von Büromaterial entnommen (Steuersachverhalte bleiben unberücksichtigt):

Aufwandskonto im Soll: Büromaterial

Bilanzkonto im Haben: Kasse

Buchungssatz: Büromaterial 100 € an Kasse 100 €

Büromaterial

Kasse

2. Eine Rechnung zeigt den Einkauf einer Drehmaschine:

Bilanzkonto im Soll: Maschinen (Sachanlagevermögen)

Bilanzkonto im Haben: Verbindlichkeit

Buchungssatz: Maschinen 100.000 € an Verbindlichkeit (Kreditor) 100.000 €

Maschinen (Sachanlagevermögen)

Verbindlichkeiten (Kreditor)

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung in der doppelten Buchführung

Auch hier findest du die beiden Seiten Soll und Haben wieder. Im Handelsgesetzbuch findest du eine Gliederung in Staffelform. Sowohl Bilanz als auch GuV lassen sich jedoch auch in Kontenform aufstellen. Dabei müssen sich die Soll- und die Haben-Seite am Ende immer die Waage halten! Das bedeutet, dass „unterm Strich“ die Summen gleich sein müssen.

Bilanz

Gewinn- und Verlustrechnung

Das Grundsystem der Buchungen in der doppelten Buchführung einfach erklärt

Wenn du das System der Konten mit ihren Seiten Soll und Haben verstanden hast, kannst du jeden Buchungssatz schnell aufstellen. Es gibt nämlich nur vier Arten von Buchungssätzen, die wir kurz an einem Beispiel erklären. Dabei geht es stets um die Grundfrage: Mehrt sich der Kontobestand (wird er größer) oder mindert er sich?

1. Aktivtausch

Kontomehrung – Sollbuchung

Kontominderung – Habenbuchung

Beispiel:

Kauf von Vorräten – Vorräte: Aktivkonto der Bilanz, Bestandsmehrung = Sollbuchung

durch eine

Zahlung aus der Kasse – Kasse: Aktivkonto der Bilanz, Bestandsminderung = Habenbuchung

Buchungssatz: Vorräte an Kasse

2 Beträge auf der Aktivseite werden „getauscht“, Bilanzsumme bleibt unverändert

2. Aktiv-Passiv-Mehrung

Aktiv Kontomehrung – Sollbuchung

Passiv Kontomehrung – Habenbuchung

Beispiel:

Kauf von Vorräten – Vorräte: Aktivkonto der Bilanz, Bestandsmehrung = Sollbuchung

auf

Ziel (Rechnungseingang) – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Passivkonto der Bilanz, Bestandsmehrung = Habenbuchung

Buchungssatz: Vorräte an Verbindlichkeiten

Bilanzsumme erhöht sich (Bilanzverlängerung)

3. Aktiv-Passiv-Minderung

Passiv Kontominderung – Sollbuchung

Aktiv Kontominderung – Habenbuchung

Beispiel:

Bezahlung der Verbindlichkeit – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Passivkonto der Bilanz, Bestandsminderung = Sollbuchung

durch

Banküberweisung – Bank: Aktivkonto der Bilanz, Bestandsminderung = Habenbuchung

Buchungssatz: Verbindlichkeiten an Bank

Bilanzsumme verringert sich (Bilanzverkürzung)

4. Passivtausch

Kontominderung – Sollbuchung

Kontomehrung – Habenbuchung

Beispiel:

Finanzierung einer Verbindlichkeit – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Passivkonto der Bilanz, Bestandsminderung = Sollbuchung

durch eine

Aufnahme eines Darlehens – Darlehen: Passivkonto der Bilanz, Bestandsmehrung = Habenbuchung

Buchungssatz: Verbindlichkeiten an Darlehen

2 Beträge auf der Passivseite werden „getauscht“, Bilanzsumme bleibt unverändert

Nachteile der doppelten Buchführung

Die strukturierte Arbeitsweise in der doppelten Buchführung erfordert einige Sachkenntnis. Auch steuerliche Aspekte spielen dabei eine Rolle. Das Handelsgesetzbuch schreibt die Gliederung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung vor und nennt wichtige Regelungen zu den Bewertungen der einzelnen Werte. Für die Verbuchung der Geschäftsvorfälle in den Unternehmen der verschiedenen Branchen wurden Standard-Sachkontenrahmen entwickelt, um Besonderheiten besser abzubilden. Doppelte Buchführung ist also sehr komplex. Entsprechend aufwendig sind manuelle Buchhaltungen, die jedoch heute weitgehend von moderner Buchhaltungssoftware abgelöst worden sind. Mit Hilfe der Computerprogramme lassen sich umfangreiche Daten erfassen und blitzschnell auswerten. Der hohe Aufwand ist jedoch mit erheblichen Kosten verbunden.