Wer bei einem Anbieter etwas kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt, der muss diese bezahlen. Bleibt das Unternehmen auf den Kosten sitzen, macht es Verluste. Deshalb müssen die Zahlungseingänge im Blick behalten und nicht zahlende Kund/innen zur Zahlung aufgefordert werden. Darum kümmern sich Debitorenbuchhalter/innen. Sie nehmen in jeder Firma eine bedeutende Rolle ein. Welche Aufgaben sie haben, wie man Debitorenbuchhalter/in wird und welches Gehalt üblich ist, erfährst du in diesem Beitrag.
Inhaltsübersicht:
Debitorenbuchhalter/innen-Beruf: Was macht ein/e Debitorenbuchhalter/in?
Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Wer hier arbeitet, kümmert sich um alles, was mit Debitor/innen zu tun hat. Ein/e Debitor/in ist ein/e Schuldner/in; der Begriff leitet sich vom lateinischen Begriff „debere“ für „schulden“ ab. Dabei handelt es sich in der Praxis zum Beispiel um Kund/innen, die Ware bestellt oder Dienstleistungen gebucht, diese aber noch nicht bezahlt haben. Gemeint sein können auch Partnerfirmen, die Leistungen noch nicht bezahlt haben, oder anderweitige Auftraggeber/innen, die ihrer Zahlungsverpflichtung noch nicht nachgekommen sind.
Debitorenbuchhalter/innen führen Debitorenkonten. Dabei handelt es sich um Buchhaltungskonten, auf denen die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zusammengefasst sind. Anhand von Debitorenkonten ist ersichtlich, welches Guthaben sich aus offenen Forderungen ergibt. Die Debitorenbuchhaltung ist buchhalterisch ein Nebenbuch, das benötigt wird, damit das Hauptbuch, die Finanzbuchhaltung, ordnungsgemäß geführt werden kann. Andere Nebenbücher sind zum Beispiel die Kreditorenbuchhaltung oder die Lohnbuchhaltung.
Ein/e Debitorenbuchhalter/in sorgt dafür, dass das Unternehmen liquide bleibt. Debitorenbuchhalter/innen helfen in ihrer täglichen Arbeit dabei, Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten.
Das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Dabei geht es darum, Forderungen für Leistungen von externen Lieferanten und Dienstleistern zu verrechnen. Es werden also keine Zahlungseingänge überprüft, sondern vielmehr Rechnungen beglichen und Forderungen geprüft. In der Praxis findet häufig keine personelle Trennung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung statt. Mitunter übernehmen Kreditoren- und Debitorenbuchhalter/innen auch Aufgaben der Bilanzbuchhaltung.
Typische Aufgaben eines/r Debitorenbuchhalters/in
Wenn Waren oder Dienstleistungen gekauft werden, werden sie längst nicht immer sofort bezahlt. Erfolgt die Lieferung nicht auf Vorkasse, sondern etwa auf Rechnung, fehlt der/m Verkäufer/in unmittelbar Geld. Er/Sie kann den Posten nicht bilanzieren, weil die Rechnung offen ist. Darauf verlassen, dass die Rechnung gezahlt wird, kann man sich schließlich nicht. Der/Die Verkäufer/in räumt der Kundin oder dem Kunden de facto einen Kredit ein, was das Vermögen des Unternehmens betrifft und somit dokumentiert werden muss.
Es gehört zu den typischen Tätigkeiten des Debitorenbuchhalter/innen-Berufs, offene Posten auf einem Debitorenkonto zwischenzubuchen. Dort verbleiben sie, bis der/die Debitorenbuchhalter/in den Zahlungseingang feststellt. Dann kann der Erlös in die Bilanz aufgenommen werden. Ist unwahrscheinlich, dass die Kundin oder der Kunde zahlt, muss die offene Forderung dennoch bilanziert werden. In welcher Höhe das geschieht, hängt von der Ausfallwahrscheinlichkeit ab. Bleibt die Zahlung tatsächlich aus, wird der offene Posten abgeschrieben. Dadurch mindert sich der Gewinn des Unternehmens.
Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung: Von Rechnungen bis zum Forderungsmanagement
Es gehört zum Beruf Debitorenbuchhalter/in, sich um alles zu kümmern, was Rechnungen und offene Forderungen betrifft. Debitorenbuchhalter/innen schreiben Rechnungen, verschicken diese, erfassen Zahlungseingänge und behalten offene Posten und gesetzte Fristen im Blick. Bei Bedarf kommunizieren sie mit der/m Debitor/in und versuchen, diese/n zur Zahlung zu bewegen. Somit gehört auch das Mahnwesen zu den Aufgaben eines/r Debitorenbuchhalters/in.
Im Rahmen des Forderungsmanagements verschicken Debitorenbuchhalter/innen Mahnungen oder übergeben offene Forderungen an eine Anwältin oder einen Anwalt, die eigene Rechtsabteilung oder direkt an einen Inkasso-Service. Sie wickeln außerdem Stornos und Rückgaben ab, die sich etwa aus fehlerhaften Rechnungen oder reklamierter Ware ergeben können.
Zu den Aufgaben eines/r Debitorenbuchhalters/in gehört auch die Forderungsanalyse. Diese Analyse umfasst nicht nur ausstehende Zahlungen im Allgemeinen, sondern auch die Zahlungsmoral einzelner Kund/innen und eine damit verbundene Risikoanalyse. So können Trends und Risiken erkannt werden. Debitorenbuchhalter/innen sind außerdem an der Erstellung von Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen beteiligt. Sie sind zudem Ansprechpartner für Kund/innen und Lieferanten, wenn diese etwa eine Frage zu einer Rechnung haben.
Debitorenbuchhalter/in: Welches Gehalt ist möglich?
Wie viel du als Debitorenbuchhalter/in verdienen kannst, hängt von verschiedenen Aspekten ab. Im Schnitt liegt das Gehalt eines/r Debitorenbuchhalters/in laut dem Portal Stepstone jährlich bei 39.200 Euro brutto. Es schwankt demnach zwischen 32.400 Euro und 48.000 Euro brutto pro Jahr.
Welches Gehalt als Debitorenbuchhalter/in möglich ist, hängt einerseits von deinen Qualifikationen und Vorkenntnissen ab. Wenn du Berufsanfänger/in bist, musst du dich zunächst mit einem niedrigeren Gehalt begnügen. Mit einem Hochschulabschluss kannst du als Berufseinsteiger/in durchschnittlich mehr verdienen als ein/e Bewerber/in, die oder der „nur“ eine abgeschlossene Berufsausbildung vorweisen kann. Mit steigender Berufserfahrung und einschlägigen Stationen im Lebenslauf, aber auch guten Referenzen kannst du mit einem höheren Gehalt rechnen. Auch die Position, für die du dich bewirbst, spielt eine Rolle – in einer Leitungsposition verdienst du mehr.
Entscheidend für das mögliche Gehalt als Debitorenbuchhalter/in ist auch die Größe des Unternehmens. Laut dem Portal gehalt.de verdienen Debitorenbuchhalter/innen bei großen Unternehmen mit mehr als 20.000 Mitarbeiter/innen im Schnitt rund 47.300 Euro brutto pro Jahr. Bei einer Firmengröße zwischen 1.001 und 20.000 Mitarbeiter/innen sind es demnach rund 45.600 Euro, bei 101 bis 1.000 Mitarbeiter/innen rund 41.800 Euro. Kleine Firmen mit weniger als Hundert Mitarbeiter/innen zahlen demnach am schlechtesten; hier verdienen Debitorenbuchhalter/innen im Schnitt rund 36.700 Euro brutto jährlich.
Auf das Gehalt wirkt sich auch der Standort des Unternehmens aus. Laut gehalt.de winken die höchsten Durchschnittsgehälter in Hessen, Baden-Württemberg, Bayern und Hamburg. Die Schlusslichter sind dem Portal zufolge Arbeitgeber in Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt, Thüringen und Brandenburg.
Wie wird man Debitorenbuchhalter/in?
Du überlegst, Debitorenbuchhalter/in zu werden? Dann solltest du dich zunächst fragen, ob der Debitorenbuchhalter/innen-Beruf tatsächlich etwas für dich sein könnte. Hast du eine Affinität für Zahlen? Bist du organisiert und behältst auch unter Druck immer den Überblick? Dann könnte der Beruf zu dir passen. Du solltest als angehende/r Debitorenbuchhalter/in außerdem belastbar sein. Auch Kommunikationsfähigkeit ist in diesem Beruf wichtig, denn du musst dich ständig mit anderen austauschen.
Wer Debitorenbuchhalter/in werden möchte, dem stehen verschiedene Wege offen. Zunächst einmal solltest du studieren – etwa Versicherungswirtschaft – oder eine passende kaufmännische Berufsausbildung machen. Im nächsten Schritt solltest du dich zum/r Buchhalter/in weiterbilden lassen. Das geht über Fortbildungen, die etwa von der Industrie- und Handelskammer angeboten werden. Oft wird dabei neben einem abgeschlossenen Studium oder einer Ausbildung vorausgesetzt, dass du mindestens zwei Jahre Berufserfahrung gesammelt hast.
Hast du die Weiterbildung zum/r Buchhalter/in erfolgreich absolviert, kannst du entweder noch etwas Berufserfahrung sammeln oder gleich eine Fortbildung zum/r Debitorenbuchhalter/in machen. Oft lässt sich eine solche Fortbildung mit dem Beruf vereinen, so dass du nicht auf dein Einkommen verzichten musst.
