Lohnbuchhaltung: Definition, Aufgaben & Beispiele

Die Lohnbuchhaltung als wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung wird in den Unternehmen und Steuerberatungskanzleien oft von spezialisierten Buchhaltern oder Steuerfachleuten übernommen. Kaum ein anderer Bereich des Rechnungswesens ist so häufig von Änderungen der Gesetzgebung betroffen wie die Lohnbuchhaltung. Berücksichtigt werden müssen sowohl arbeitsrechtliche Aspekte als auch diverse Vorschriften aus den Bereichen Steuern und Sozialversicherung (SV).

Die Definition des Begriffes Lohnbuchhaltung

Der Bereich des Rechnungswesens, der sich mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter der Angestellten, der korrekten Verbuchung der Geschäftsvorfälle sowie mit dem Abführen der Lohnsteuern und Sozialversicherungsabgaben beschäftigt, wird als Lohnbuchhaltung bezeichnet. Ansprechpartner der Lohnbuchhalter sind die Abteilung Personalwesen und die Geschäftsführung eines Unternehmens. Sie stehen außerdem in regelmäßigem Kontakt mit Steuerberatern, den Krankenversicherungen und dem Finanzamt.

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Hauptaufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle angestellten Arbeitnehmer. In der Regel werden hier auch alle anderen Verträge betreut, die mit Arbeitsstunden und Vergütung zu tun haben, wie etwa Kontrakte mit Zeitarbeitsunternehmen, mit Freiberuflern oder mit Honorarkräften. Außerdem übernehmen die Lohnbuchhalter die Pflege der persönlichen Stammdaten der Mitarbeiter, sie führen die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen durch und führen die Lohnkonten der Buchhaltung. Dabei erfolgt die Organisation der administrativen Aufgaben sehr unterschiedlich. In vielen kleineren und mittleren Unternehmen organisieren die Personalverantwortlichen alle Abläufe rund um das Personal, beginnend bei der Erfassung und Pflege der Personendaten bis hin zur Stundenabrechnung und Überweisung der Lohnbeträge. Diese Tätigkeiten werden oft als vorbereitende Lohnbuchhaltung bezeichnet. Betriebe, die keinen spezialisierten Lohnbuchhalter beschäftigen können, lagern die eigentliche buchhalterische Berechnung der Löhne und Gehälter an ihr Steuerbüro oder an ein externes Lohnbüro aus. Große Unternehmen dagegen haben lieber alles in einer Hand. Ihre Personalabteilung kümmert sich dann um die gesamte Verwaltung. Die eigentliche Abrechnung erfolgt dann durch einen gut geschulten Lohnbuchhalter.

Beispiel für die vielseitige Arbeit der Lohnbuchhaltung

Als Lohnbuchhalter brauchst du sowohl eine fundierte Ausbildung im Bereich Rechnungswesen und Buchhaltung als auch Kenntnisse im Arbeits- und Sozialrecht. Regelmäßige Weiterbildung ist in diesem Bereich eine Pflicht, denn die Vorschriften ändern sich regelmäßig.

Erfassung und Pflege der Personenstammdaten

Mitarbeiterverwaltung und buchhalterische Datenerfassung gehören in der Personalabteilung eng zusammen. Bewährt hat sich hier der Einsatz von intelligenten Softwaresystemen, die eine einheitliche Datenbasis und einen Zugriff durch verschiedene berechtigte Nutzer erlauben. Besonderes Augenmerk gilt hier dem Datenschutz der personenbezogenen Daten:

• Name und Geburtsdaten
• Anschrift
• Familienstand und Anzahl eigener Kinder
• Daten des Arbeitsvertrages: Anzahl der Arbeitsstunden, Höhe der Vergütung, Vereinbarungen zu anderen vergütungsähnlichen Leistungen, Eintrittsdatum
• steuerliche Merkmale: Lohnsteuerklasse und eingetragene Freibeträge

Auswertung der Zeiterfassung für die Stundenabrechnung von Lohnempfängern

Gehaltsempfänger erhalten jeden Monat die Vergütung in der im Arbeitsvertrag vereinbarten Höhe. Deutlich aufwendiger sind die Abrechnungen für die Lohnempfänger auf Stundenbasis. Diese erfolgen meist auf Grundlage eines Zeiterfassungssystems. Heute helfen hier moderne Apps oder Computeranwendungen. In vielen Betrieben trifft man aber auch heute noch die traditionellen Stempelkarten an. Die Auswertungen der Lohnbuchhaltung bilden dann die Grundlage für die Abrechnung. Natürlich müssen auch Krankheits- und Urlaubstage oder gesetzliche Feiertage berücksichtigt werden.

Ausschnitt aus einer Stundenübersicht eines Arbeitnehmers

Führung von Lohnkonten

Auf Lohnkonten können Überstunden angesammelt werden, die bei Arbeitsspitzen anfallen und nicht sofort vergütet werden. Viele Unternehmen bieten dann an, die Arbeitnehmer freizustellen, wenn weniger Arbeit anfällt. Die Stunden können dann „abgebummelt“ werden. Auch die Anzahl der Urlaubstage wird in der Regel mitgeschrieben, um den Überblick zu behalten.

Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Abrechnung der einzelnen Arbeitsverhältnisse ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben im Rechnungswesen. Hier müssen sehr viele Aspekte aus den unterschiedlichsten Bereichen berücksichtigt werden:

• die persönlichen steuerlichen Kennziffern des Arbeitnehmers (die Lohnsteuermerkmale, Vergütungshöhe) für die Berechnung der einzubehaltenden Lohnsteuer
• die sozialversicherungsrechtlichen Merkmale des Lohn- oder Gehaltsempfängers, wie die Höhe der Vergütung für die Prüfung der SV-Pflicht, die Zugehörigkeit zur Krankenkasse und Rentenversicherung für das Abführen der Beiträge

Das Verbuchen der Beträge der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Überweisung an Arbeitnehmer, Krankenkassen und Finanzämter

Löhne und Gehälter sind in der Finanzbuchhaltung Aufwendungen, die den Gewinn des Unternehmens mindern. Berücksichtigt werden dabei die Bruttolöhne und zusätzlich natürlich die Beiträge zur Sozialversicherung, die der Arbeitgeber selbst übernehmen muss. Viele Betriebe wenden bei der Verbuchung in der Lohnbuchhaltung die sogenannte Bruttomethode an.

Hierfür ein Beispiel:

Ein Unternehmen beschäftigt nur eine Mitarbeiterin. Mit der Abrechnung ihrer Vergütung beauftragt es einen Steuerberater, der nach dem Monatsabschluss diese Bruttoabrechnung zur Verfügung stellt:

Bruttogehalt: 2.500,00 €

./. Lohnsteuer 275,71 €

./. Kirchensteuer 22,06 €

./. Beitrag Rentenversicherung 232,50 €

./. Beitrag Krankenversicherung 198,75 €

./. Beitrag Pflegeversicherung 38,13 €

./. Beitrag Arbeitslosenversicherung 30,00 €

Nettolohn: 1.702,85 €

Zusätzlich entstehen Kosten durch den Arbeitgeberanteil:

Beitrag Rentenversicherung 232,50 €

Beitrag Krankenversicherung 198,75 €

Beitrag Pflegeversicherung 38,13 €

Beitrag Arbeitslosenversicherung 30,00 €

Arbeitgeberanteil SV: 499,38 €

Insgesamt betragen die Gehaltsaufwendungen für den betreffenden Monat also 2.999,38 €.

Bei der Verwendung der Bruttomethode werden diese Buchungssätze in der Lohnbuchhaltung erfasst:

a) Erfassung bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung:

Gehalt 2.500 €

an

Verbindlichkeiten aus SV 499,38 €

Verbindlichkeit aus Lohn- und Kirchensteuer 297,77 €

Verbindlichkeiten Gehalt 1.702,85 €

b) Buchungssatz für den Arbeitgeberanteil SV:

Gesetzl. Soziale Aufwendungen 499,38 €

an

Verbindlichkeiten aus SV 499,38 €

c) Buchungen bei der Überweisung:

Verbindlichkeiten aus SV 998,76 €

Verbindlichkeit aus Lohn- und Kirchensteuer 297,77 €

Verbindlichkeiten Gehalt 1.702,85 €

an

Bank 2.999,38 €

Meldung im Rahmen der Sozialversicherungspflicht und der Lohnsteuerberechnung

Regelmäßig meldet die Lohnbuchhaltung die Änderungen bei den Arbeitsverhältnissen an die Krankenkassen der Arbeitnehmer. An- und Abmeldungen, Informationen über Betragshöhe sowie sonstige Änderungsmitteilungen werden heute meist online abgegeben. Auch die Lohnsteuer muss regelmäßig erklärt werden. Zusätzlich gibt es weitere Institutionen, die Daten abfordern, wie die Berufsgenossenschaften oder spezielle Kassen wie die Urlaubskasse im Baugewerbe. Die speziell geschulten Lohnbuchhalter übernehmen dann auch die Begleitung von Betriebsprüfungen durch die SV und das Finanzamt.

Reisekostenabrechnung und Kostenerstattungen

Dienstreisen für Gespräche mit Kunden, Treffen mit Lieferanten oder Besichtigungen von Baustellen gehören für viele Arbeitnehmer zum Alltag. Die Kosten dafür tragen sie häufig zuerst selbst. Über Reisekostenabrechnungen erfolgt dann die Erstattung dieser Aufwendungen. Je nach Unternehmensstruktur ist häufig die Lohnbuchhaltung für die ordnungsgemäße Abrechnung und Verbuchungen von Reisekosten sowie anderen verauslagten Kosten auf den entsprechenden Sachkonten verantwortlich.

Weitere Dienstleistungen für die Arbeitnehmer

Wenn es im Unternehmen keine eigene Personalabteilung gibt, kümmert sich die Lohnbuchhaltung auch um andere Verwaltungsvorgänge der Mitarbeiter. Hierzu gehören die Anträge der verschiedensten Institutionen, wie das Arbeitsamt, die Kindergeldkasse, die Krankenkassen. Als Personalexperten sind die Lohnbuchhalter oft auch erste Ansprechpartner bei Themen wie Elternzeit, Wiedereingliederungsmaßnahmen nach langer Krankheit von Arbeitnehmern, Teilzeitbeschäftigung, berufliche Weiterbildung oder Sabbatzeiten.

Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Controlling

Lohnbuchhalter und Controller erarbeiten in der Regel gemeinsam die wichtigsten Kennzahlen aus dem Bereich Lohn und Gehalt, die dann regelmäßig an die Geschäftsführung berichtet werden. Auch die Kosten- und Leistungsrechnung benötigt die Zahlen für die Kalkulation der Verkaufspreise sowie die innerbetrieblichen Kostenverrrechnungssätze. Dazu zählen zum Beispiel

• die absoluten Werte des Lohnaufwandes
• weitere Übersichten zu monatlichen Aufwendungen
• die geleisteten Arbeitsstunden
• die Anzahl der Abwesenheitstage und die Krankenstatistik
• die Anzahl der Stellen im Unternehmen sowie die unbesetzten bzw. bald frei werdenden Stellen
• die Altersstruktur der Arbeitnehmer.

Die Organisation der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung ist entscheidend von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter abhängig. Die Erledigung der umfangreichen Aufgaben darf jedoch nicht unterschätzt werden. Eine gute Betreuung der Arbeitnehmer, die korrekte Abrechnung der Arbeitsverhältnisse und die pünktliche Überweisungen der Lohnverbindlichkeiten sorgen für ein angenehmes Betriebsklima und sind die Basis für eine hohe Mitarbeitermotivation. Die Lohnbuchhaltung leistet außerdem ihren Beitrag zur strategischen Planung der Personalentwicklung sowie zur Kostenanalyse.