Betriebsausgaben: Definition, Erklärung & Beispiele

Betriebliche Ausgaben mindern den Gewinn eines Gewerbes oder Unternehmens. Dieser wiederum ist Grundlage für die Berechnung der Ertragssteuern. Daher schaut das Finanzamt auch sehr genau, welche Kosten hier erfasst und verbucht worden sind. In der Praxis gibt es viele unterschiedliche Regelungen zu den Betriebsausgaben, die du als Mitarbeiter im Rechnungswesen oder als Gewerbetreibender / Unternehmer selbst kennen solltest.

Die Definition des Begriffes „Betriebsausgaben“

Grundsätzlich ist der Begriff der Betriebsausgaben im Einkommensteuergesetz (EStG) definiert. Hier heißt es im Paragraph 4, dass alle Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind, als Betriebsausgaben gelten. Betrieblich veranlasst sind die Aufwendungen dann, wenn sie

• im wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Betriebstätigkeit stehen
• dem Betrieb dienen, also mit dem Ziel der Generierung von Umsätzen entstehen.

Diese müssen in der Regel auch angefallen sein. So zählen kalkulatorische Kosten (wie Miete oder Unternehmerlohn) nicht zu den Betriebsausgaben. Hier gibt es nur wenige Ausnahmen, wie zum Beispiel Aufwendungen, die als Rückstellungen gebucht werden.

Ausgaben, die dem privaten Lebensbereich zuzuordnen sind, zählen nicht zu den Betriebsausgaben. Werden sie dennoch von den betrieblichen Konten getätigt, so dürfen sie den Gewinn nicht mindern. Auch Auslagen, die für Dritte übernommen und später erstattet werden, sind keine Betriebsausgaben.

Betriebsausgaben dürfen zum einen alle jene erfassen, die ihre Einkünfte nach dem Einkommensteuergesetz veranlagen lassen müssen: Selbständige, kleine Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte und auch Freiberufler. Zum anderen dürfen natürlich auch alle Gewerbebetriebe, die Bücher führen müssen, ihre Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Dafür stellen sie im Rahmen des Jahresabschlusses für jede Wirtschaftsperiode eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf. Den erzielten Umsatzerlösen werden hier die Betriebsausgaben gegenübergestellt.

Die Bedeutung der Betriebsausgaben für die Besteuerung des Unternehmens

Gewerbliche Unternehmen beginnen ihre Geschäftstätigkeit, um Gewinne zu erzielen. Diese Absicht ist sogar eine Voraussetzung dafür, dass steuerliche Vorteile wie der Betriebskostenabzug gewährt werden. So gilt eine Familie zum Beispiel auch nicht als gewerblich und kann ihre Ausgaben auch nicht steuerlich geltend machen. Auch jeder Freiberufler und jeder Selbständige gestaltet seine Tätigkeit so, dass er einen Überschuss an Einnahmen erzielt. Daraus finanziert er letztlich seine eigene Vergütung. Um Umsatz zu generieren und damit wirtschaftlich erfolgreich zu sein, fallen jedoch jede Menge Aufwendungen an: Material und Leistungen werden eingekauft, Mitarbeiter entlohnt, die Verwaltung organisiert. Das deutsche Steuersystem erlaubt nun, diese betrieblich notwendigen Aufwendungen bei der Ermittlung der Gewinne gegenzurechnen. Vereinfacht sieht die Rechnung so aus:

Umsatzerlöse

./. Betriebsausgaben

= Ergebnis (Gewinn oder Verlust)

Ein positives Ergebnis (also der Gewinn) der Betriebstätigkeit ist die Grundlage für die Berechnung der Ertragssteuern. Je höher die Betriebsausgaben also sind, desto geringer ist die Steuerlast. Mit einer geschickten Planung dieser Aufwendungen lässt sich die Schuld beim Fiskus steuern. Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn natürlich dürfen die Betriebsausgaben dauerhaft nicht höher sein als die erzielten Umsätze. Dauerhafte oder lang anhaltende Verluste gefährden die Existenz der Unternehmung bzw. des Geschäfts.

Beispiele für Betriebsausgaben

Typische betrieblich veranlasste Aufwendungen sind

• Materialaufwand und Fremdleistungen
• Personalaufwendungen (Löhne, Gehälter, Sozialabgaben)
• Mieten und Pachten
• Energie und Kraftstoffe
• Verwaltungsaufwand wie Büromaterial, Gebühren oder Beiträge
• Werkzeuge, Geräte, Maschinen bzw. die jährlichen Abschreibungen dafür
• Büro- und Geschäftsausstattungen
• Reparaturen und Instandhaltungen
• Beratungs- und andere Dienstleistungen
• Fortbildungen
• Repräsentations- und Werbungsaufwand
• Bewirtungen oder Geschenke für Gäste und Kunden
• Zinsen und Leasingraten
• Versicherungen ….

Wie hoch die Ausgaben für den laufenden Betrieb sind, kann jeder Selbständige und jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Finanzbehörden dürfen nicht beurteilen, ob diese üblich sind. Ihr Veto legen sie in der Regel ein, wenn sie unangemessen erscheinen. So werden die Unterhaltskosten eines hochwertigen Fahrzeugs wie ein Porsche GTI bei einem Dax-Unternehmen wohl als Betriebsausgabe abziehbar sein, bei einem nebenberuflichen Honorarlehrer eher nicht. Ausgaben, die den Privatbereich des Steuerpflichtigen betreffen, sind jedoch von den Betriebsausgaben abzugrenzen. Dazu zählt zum Beispiel der private Anteil einer PKW-Nutzung, der über die 1%-Regelung ermittelt wird. In der Praxis erfolgt diese Abgrenzung durch eine Erfassung der privaten Ausgaben auf den Sachkonten

• Entnahmen (für Überweisungen oder Kassenausgaben)
• Eigenverbrauch (bei Entnahmen von Produkten, Waren oder Leistungen)
• Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens (für den privaten Anteil an der Kfz-Nutzung).

Die korrekte Ermittlung von privaten Aufwendungen sowie ihre richtige Verbuchung wird von Prüfern des Finanzamtes besonders kritisch hinterfragt. Vor allem Gastronomiebetriebe und andere Dienstleister müssen einen bestimmten Teil ihres Wareneinsatzes als Eigenverbrauch erfassen. Wem das zu aufwändig ist, kann Pauschalen nutzen.

Die Wertermittlung für die Betriebskosten

In der Regel sind Betriebsausgaben in Geldeinheiten zu bewerten. Sie können somit mit dem Betrag verbucht werden, der auf dem Beleg (Rechnung, Quittung, Kontoauszug) vermerkt ist. Dabei gilt das Abflussprinzip für den Zeitpunkt, wann sie anfallen. Das bedeutet, dass der Betriebsaufwand dann verbucht werden darf, wenn die Rechnung eingegangen ist. Das gilt sowohl für die Ist- als auch für die Sollversteuerung. Eine Ausnahme bilden die Anschaffungs- und Herstellkosten von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die nicht in voller Höhe sofort als Ausgabe verbucht werden dürfen. Hier gelten erst die Abschreibungen, die sich auf die Nutzungsjahre des Gegenstandes verteilen, als Betriebsausgabe. Betriebsausgaben können aber auch als Sachwerte anfallen.

Zählt die Umsatzsteuer als Betriebsausgabe?

Für alle bilanzierenden Unternehmen gilt die Umsatzsteuer, die auch als Vorsteuer bezeichnet wird und auf den Eingangsrechnungen ausgewiesen wird, nicht als Betriebsausgabe. Verbucht wird sie auch nicht auf einem Sachkonto aus dem GuV-Bereich, sondern als Forderung gegenüber dem Finanzamt in der Bilanz. Im Jahresabschluss wird diese Forderung zuerst mit der Verbindlichkeit bei der Finanzbehörde verrechnet, die aus den erzielten Umsätzen entsteht. Anders verhält es sich bei einem Einnahmen-Überschuss-Rechner. Dieser ermittelt den Gewinn durch den Vergleich aller Einnahmen mit den Ausgaben. Dazu zählt dann auch die Vorsteuer. Hier ist sie also eine Betriebsausgabe, die von den Kunden eingeforderte Umsatzsteuer gilt als Einnahme.

Das deutsche Steuersystem kennt viele Sonderfälle im Bereich der Betriebsausgaben. Die wichtigsten Fragen beantworten wir hier:

Welche Aufwendungen gehören zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben?

Einige Aufwendungen, die nicht betrieblich veranlasst sind, gelten zwar als Ausgabe, sind jedoch nicht abzugsfähig. Sie dürfen den Gewinn eines Unternehmens, Freiberuflers oder Selbständigen nicht mindern. Du findest einen ganzen Katalog an solchen Betriebsausgaben im EStG, Paragraph 5, Abs. 5. Einige Beispiele für nicht abzugsfähige betriebliche Aufwendungen:

• Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner mit einem Wert über 35 Euro
• verhängte Geldbußen, Ordnungs- und Verwarngelder
• Aufwendungen für die Fischerei oder Jagd, auch alle damit verbundenen Ausgaben für Bewirtungen
• Bestechungsgelder

Was sind beschränkt abziehbare Betriebsausgaben?

Andere betrieblich entstandene Aufwendungen zählen zu den Betriebsausgaben. Sie dürfen jedoch nicht vollständig abgezogen werden. Typisches Beispiel ist der Bewirtungsaufwand eines Selbständigen. Lädt er Kunden, Geschäftspartner oder auch Arbeitnehmer zum Essen ein, so darf er höchstens 70 Prozent der Bewirtungsrechnung als Betriebsausgabe verbuchen. 30 Prozent des Rechnungsbetrages muss er sich seinem privaten Bereich zurechnen lassen. Nur beschränkt abziehbar sind auch die Anschaffungskosten für das Anlagevermögen, das langfristig genutzt wird. Im laufenden Betriebsjahr ist nur die dafür errechnete Absetzung für Abnutzung bzw. Abschreibung als Betriebsausgabe anzusetzen.

Auch der Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten oder die Übernachtungskosten sind nur beschränkt abziehbar. So dürfen nur gesetzlich festgelegte Höchstsätze erstattet werden, wenn Selbständige oder auch Arbeitnehmer betrieblich bedingte Reisen unternehmen und dadurch höhere Kosten für die Verpflegung nachweisen. Auch der Mehraufwand für die betrieblich veranlasste doppelte Haushaltsführung wird vom Fiskus begrenzt.

Für wen gibt es pauschale Betriebsausgaben?

Pauschale Betriebsausgaben führte der Gesetzgeber für bestimmte Berufsgruppen ein. Freiberufler, die ihre Umsätze vor allem durch den Verkauf von Leistungen erzielen, profitieren davon. Bei ihnen fallen in der Regel nur wenige Aufwendungen an, sie buchen keinen oder nur einen geringen Wareneinsatz und beschäftigen häufig auch keine Mitarbeiter. Daher dürfen sie 30 Prozent ihrer jährlichen Einnahmen als pauschale Betriebsausgaben anrechnen und versteuern dann nur 70 Prozent.

Beispiel:

Einnahmen eines Journalisten im letzten Kalenderjahr: 15.000 €

Betriebskostenpauschale (30 Prozent): 4.500 €

zu versteuern: 10.500 €

Besonderheit bei den pauschalen Betriebsausgaben: ein Einzelnachweis der Aufwendungen durch Belege kann entfallen. So braucht der Journalist keine Einzelaufzeichnungen zu führen, für die der bürokratische Aufwand sehr hoch wäre. Diese Personen erhalten die Betriebskostenpauschale für Freiberufler:

• hauptberuflich selbständige Schriftsteller und Journalisten
• Wissenschaftler, Künstler und Schriftsteller in Nebentätigkeit
• nebenamtliche Lehrer und Prüfer
• Hebammen
• Tagesmütter

Ist die Gewerbesteuer Betriebsausgabe?

Nein. Seit der Steuerreform 2008 zählt die Gewerbesteuer nicht mehr zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben. Auch die Körperschaftsteuer wird auf den Ertrag einer Gesellschaft berechnet und ist nicht abzugsfähig.

Was sind vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben?

Betriebliche Ausgaben können auch bereits entstehen, bevor ein Unternehmen gegründet wird oder eine Geschäftstätigkeit noch vorbereitet wird. Alle Belege für solche vorweggenommenen Betriebsausgaben können gesammelt werden. Steuerpflichtige dürfen dann entscheiden, ob sie die Ausgaben am Tag der Gründung in den Betrieb einbuchen und im laufenden Jahr geltend machen oder ob sie diese in ihrer Einkommensteuererklärung des Vorjahres angeben. Als Existenzgründer musst du dich also nicht davor fürchten, Kosten nicht mehr einreichen zu können. Das gilt selbst dann, wenn du dann die Selbständigkeit doch nicht beginnst und die Gründung aufgibst. Du solltest jedoch wissen, dass vorweggenommenen Betriebsausgaben nicht bei der Berechnung des Gewinns für die Gewerbesteuer berücksichtigt werden. Sehr teure Anschaffungen, wie ein Firmenwagen oder hochwertige Maschinen, sollten bis nach der Gründung warten.

Nachträgliche Betriebsausgaben entstehen nach Beendigung der Geschäftstätigkeit (Betriebsaufgabe) oder nach Verkauf des Gewerbes. Steuerberatungskosten, Rechtsanwaltsgebühren oder betriebliche Steuern sind typische Beispiele dafür. Auch diese können noch geltend gemacht werden, indem sie bei der Einkommensteuer angegeben werden. Ausgenommen davon sind jedoch Verbindlichkeiten, die aus der Masse des Unternehmens noch hätten beglichen werden können. Diese sind nachträglich nicht mehr abzugsfähig.