Rechnungsabgrenzungsposten: Definition & Beispiele

Es gehört zu den Pflichten des Rechnungswesens, den Erfolg einer Unternehmung periodengerecht zu ermitteln. In der Praxis ist es jedoch nicht immer ganz so einfach, den Erträgen des Jahres auch die entsprechenden Kosten bzw. Erlöse zuzuordnen. Rechnungsabgrenzungen helfen dabei.

Die Definition der Rechnungsabgrenzung

Als Rechnungsabgrenzung wird die buchhalterische Abgrenzung von Erträgen und Aufwendungen verstanden, die im laufenden Jahr bereits angefallen sind, jedoch erst das Folgejahr betreffen. In der Regel sind das also Sachverhalte, die vor der Leistungserbringung abgerechnet werden oder die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Dabei können die Abgrenzungsposten auf beiden Seiten der Bilanz gebildet werden. Es gibt sowohl aktive als auch passive Rechnungsabgrenzungsposten. Oft findest du auch die Abkürzungen ARAP und PRAP. Was hier erfasst werden muss, regelt das Handelsgesetzbuch (HGB) unter Paragraph 250, nämlich:

ARAP: abgegrenzte Ausgaben der Unternehmung für Zeiträume nach dem Abschlussstichtag

PRAP: abgegrenzte Einnahmen der Unternehmung für Zeiträume nach dem Abschlussstichtag

Die Ermittlung des Wertes für die Rechnungsabgrenzung

Anders als bei Rückstellungen kannst du den Betrag einer Rechnungsabgrenzung entweder genau erkennen oder leicht errechnen:

a) Der angegebene Wert einer Leistung wird vollständig abgegrenzt, wenn sie gar nicht in die laufende Wirtschaftsperiode gehört.

Dafür ein Beispiel:

Das Nachbarunternehmen ist vertraglich verpflichtet, die Zahlung für die angemietete Lagerhalle in Höhe von 1.000 Euro bereits zum 25. des Vormonats zu überweisen. Die Mietrate für den Januar 02 geht am 20. Dezember 01 auf dem Bankkonto ein. Die 1.000 € sind kein Erlös der laufenden Periode 01, der Betrag muss daher abgegrenzt werden.

b) Der Betrag muss anteilig abgegrenzt werden, weil er das laufende und die folgende Periode betrifft. Den abzugrenzenden Wert kannst du nach üblichen Methoden berechnen, zum Beispiel durch eine Aufteilung nach Monaten oder sogar eine taggenaue Abgrenzung. Wenn du jährlich immer wieder solche Sachverhalte hast, achte darauf, dass du bei der Berechnung konsistent bleibst. Hast du dich etwa für eine monatsweise Aufteilung des Betrages entscheiden, so bleibe dabei. Dabei dürfen Kleinbeträge vernachlässigt werden.

Typisches Beispiel:

Die Versicherungsprämie für den ausgehandelten Rahmenvertrag eines Fuhrparks wird immer im August für die folgenden 12 Monate berechnet. Die fälligen 12.000 € kannst du monatsgetreu abgrenzen. Für jeden Monat fällt ein Betrag von 1.000 € an, so dass sich diese Aufteilung ergibt:

5.000 Euro für September – Dezember Jahr 01 = Versicherungsaufwand

7.000 Euro Januar – August Jahr 02 = Rechnungsabgrenzung

Der Ausweis der Rechnungsabgrenzung in der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Laut Gliederung der Bilanz von Unternehmen gemäß Paragraph 266 HGB wird die Rechnungsabgrenzung auf der Aktivseite unter Punkt „C Rechnungsabgrenzung“ sowie auf der Passivseite unter „D Rechnungsabgrenzung“ ausgewiesen. Damit die entsprechenden Geschäftsvorfälle den Erfolg der laufenden Periode nicht beeinflussen, verbucht die Buchhaltung sie nicht auf den Sachkonten der GuV, sondern auf speziellen ARAP- und PRAP-Konten. In jedem Sachkontenrahmen wurden solche Konten aufgenommen. Nach dem Jahreswechsel erfolgt dann eine Umbuchung von den Konten der Rechnungsabgrenzung auf die Erlös- bzw. Aufwandskonten der GuV.

Beispiel für die Buchung der Januarmiete, die bereits im Dezember bezahlt wird (SKR03):

20.12.01 Zahlungsausgang Miete Januar 02 1.190,00 €

980 ARAP 1.190,00 €

An

Bank 1.190,00 €

01.01.02 Umbuchung des Mietaufwandes

4210 Miete 1.000,00 €

1576 Vorsteuer 190,00 €

An

980 ARAP 1.190,00 €

Das musst du zur Umsatzsteuer wissen

Die Frage, ob die Umsatzsteuer bereits im laufenden Jahr 01 fällig ist, lässt sich stets nur für den Einzelfall beantworten. Bedenke dabei:

• Die Umsatzsteuer für deine eigenen Leistungen wird eigentlich fällig, wenn du die Leistung ausführst. Vereinnahmst du allerdings die Zahlung dafür bereits vorab, so wird mit Zahlungseingang auch die Umsatzsteuer fällig.
• Vorsteuer kannst du für alle Geschäftsvorfälle geltend machen, wenn die Leistung erbracht wurde und die Rechnung vorliegt. Bei Vorauszahlungen ohne Leistungserbringung ist die Vorsteuer abziehbar, wenn der Rechnungsbeleg eingegangen ist und die Zahlung geleistet wurde. Im oben angeführten Beispiel der Mietzahlung bezieht sich die Zahlung auf einen Vertrag, eine Rechnung wird hier nicht erstellt. Daher ist die Vorsteuer erst im Folgejahr zu berücksichtigen.

Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Auf den Sachkonten der aktiven Rechnungsabgrenzung findest du Buchungen, die einem Aufwand entsprechen:

• Mieten und Leasingraten, die im Dezember bereits für das nächste Jahr geleistet werden
• Löhne und Gehälter, die im Dezember vorab ausgezahlt werden
• Versicherungen, Wartungen, Serviceleistungen, Zinsen und andere Kosten, die für das gesamte Jahr berechnet werden und bereits im Laufe des Jahres gefordert werden
• Disagio und Bearbeitungsgebühren für langfristige Darlehen, hier wird jährlich nur ein Anteil davon in die Kosten umgebucht

Beispiele für passive Rechnungsabgrenzungsposten

• Mietforderungen, Mitgliedsbeiträge, Gebühren, die du von deinen Kunden oder Mitgliedern bereits forderst
• Zinseinnahmen für spätere Zeiträume
• Mitnutzungsgebühren für langfristige Vertragsverhältnisse, die mit einer Einmalzahlung abgegolten werden

Der Unterschied zu den sonstigen Forderungen und Verbindlichkeiten

Bei der Entscheidung, wie einzelne Geschäftsvorfälle zu verbuchen sind, sind zwei Fragen wichtig:

• Ist die Leistung schon erbracht worden?
• Ist die Zahlung bereits erfolgt?

Alle Geschäftsvorfälle, bei denen die Leistung noch nicht erledigt worden ist, die Zahlung jedoch schon auf den Bankkonten gebucht wurde, zählen zu den Rechnungsabgrenzungen. Ist dagegen die Leistung erbracht, die Zahlung jedoch mangels Rechnung noch nicht bezahlt, so musst du den Geschäftsvorfall als sonstige Forderung bzw. sonstige Verbindlichkeit erfassen. Das gilt jedoch nur dann, wenn dir der Betrag schon bekannt ist. Für all jene Sachverhalte, deren Abrechnungssumme noch nicht feststeht, kannst du eine Rückstellung bilden (z.B. für die Kosten des Jahresabschlusses).